Анализ нового Перечня документов со сроками хранения

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения

С 18.02.2020 изменились сроки хранения документов по налогам и кадрам

Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов и сроков их хранения. Приказ от 20.12.2019 № 236 действует с 18.02.2020. Прежний перечень, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, с этой даты утратил силу.

В числе изменений — в том числе новые сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации. Так:

    будут храниться 5 лет вместо 4; — 5 лет вместо 75; — 5 лет, а не постоянно; — 3 года вместо 1 года;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — 5 лет вместо 3;
  • документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5 лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Кроме этого, установлены сроки хранения для таких документов, как:

    — 6 лет (при ведении лицевых счетов, при их отсутствии — 50/75 лет);
  • заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
  • уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем — 3 года;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.

Инструкция по применению нового перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В частности, в ней установлено, что:

  • Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
  • Соблюдать эти сроки должны все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения (от 1 года до 75 лет) документы подлежат уничтожению. До истечения сроков уничтожение запрещается и влечет за собой ответственность. Также в Инструкции разъясняется применение сроков, установленных как «постоянно», «до ликвидации», «до минования надобности», «до замены новыми».
  • Организации могут продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов, но сокращать их запрещается.

ВАЖНО! Ни сам перечень, ни инструкция по его применению не содержат переходных положений об обратной силе данного документа. Каких-то официальных разъяснений по вопросу о том, применяются ли измененные сроки к документам, созданным до вступления нового перечня в силу, пока нет. Поэтому в отношении ранее изданных документов, по которым такие изменения произошли, рекомендуем выбирать (между перечнем Росархива № 236 и перечнем Минкультуры № 558) тот срок хранения, который больше.

Подробнее о сроках хранения документов читайте в этой статье.

Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

При уничтожении документов 2014 года применять Перечень 2010[1] или Перечень 2019[2]? На какой документ ссылаться в акте об уничтожении документов?

Ответ на этот вопрос содержится в Разъяснениях по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[3] (далее – Разъяснения по внедрению Перечня 2019).

То есть если вы еще не уничтожили документы за 2014 год и не включили их в акт об уничтожении, то применять нужно Перечень 2019.

В Перечне 2019 не могу найти статью для документов, не вошедших в состав личных дел. Раньше они размещались в ст. 665 Перечня 2010. Где их искать сейчас?

Да, в Перечне 2019 нет такой статьи, ее исключили. Думаю, в этом случае следует руководствоваться ст. 445 Перечня 2019. Срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел, будет таким же, как и срок хранения личных дел – «50/75 лет».

Аналогами статей 188 и 189 Перечня 2010 в Перечне 2019 стали статьи 143, 145 и 146. Как вы считаете, к какой статье Перечня 2019 отнести документы арбитражных судов?

Да, в Перечне 2010 судебные дела размещались в статьях 188 и 189. В Перечне 2019 они размещены в статьях 143, 144, 145. Независимо от того, каким судом рассматривается дело, сроки хранения документов, имеющих отношение к судебным спорам, ищите в этих статьях.

В какой статье Перечня 2019 искать налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц? Может в ст. 320, согласно которой они имеют пятилетний срок хранения? В Перечне 2010 они относились к ст. 394, их срок хранения составлял пять лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет. В ст. 320 Перечня 2019 про отсутствие лицевых счетов не сказано.

Необходимый вам документ ищите в ст. 311 Перечня 2019. В Перечне 2019 изменилось не только название вида документа, но и срок его хранения, который был изменен в соответствии с актуальным законодательством. Согласно подп. б п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, следует хранить шесть лет. В Перечне 2019 карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов также получили шестилетний срок хранения. Сравнительная информация представлена в Таблице 1.

novyj_perechen

Статья 320 Перечня 2019 устанавливает сроки хранения для журналов, карточек, баз данных учета. Сроки хранения этих документов размещались в ст. 459 Перечня 2010.

Помогите определить сроки хранения командировочных удостоверений, журналов регистрации междугородних телефонных переговоров. В какой статье размещены эти виды документов?

В Перечне 2019 нет статей с такими видами документов. Им можно установить срок хранения «До минования надобности».

novyj_perechen

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

М.М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Новые сроки хранения документов: таблица

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета

Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29

Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276

Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286

«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553

Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298

Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)

Документы об инвентаризации активов и обязательств

5 лет при условии проведения ревизии

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА

5 лет после выбытия ОС и НМА

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323

Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301

Документы к договорам, соглашениям, контрактам

Учредительные договоры организации

Документы по проводимым валютным операциям в РФ

Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами

НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24

Налоговые декларации, расчеты по всем налогам

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317

Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13

Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22

Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312

Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)

В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет

НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)

В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Расчеты по страховым взносам

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309

Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении

Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом

Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения

Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1

Личные дела, личные карточки руководителей и работников

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445

Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним

Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454

Документы об обработке персональных данных

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441

Согласие на обработку персональных данных

3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)

Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)

До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453

Отчеты о командировках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452

Больничные листы и журналы их регистрации

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619

Приказы, распоряжения и документы к ним

По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19

Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним

50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434

Должностные инструкции (регламенты)

Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443

Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

  • для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
  • для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
  • для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Читайте также  Взаимозачет между двумя организациями: образец, как

Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector