Авансовый отчет в 1С 8.3 - образец заполнения

Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения

Авансовые отчеты в 1С 8.3 — пошаговая инструкция по заполнению

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

банк и касса в интерфейс 1С

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется автоматически, но его можно изменить при заполнении документа.

выдача наличных в подотчет

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

создание авансового отчета

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

  • На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
  • Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
  • Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
  • На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

указание документа расхода

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

печатная форма авансового отчета

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

перерасход у подотчетного лица

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

Совет: Как сделать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Выдача денежных средств сотруднику подотчет – распространенная практика в любой организации. Программа 1С:Бухгалтерия 8 позволяет автоматизировать рутинные процедуры учета таких операций.

Как сделать авансовый отчет? Первый шаг – необходимо оформить выдачу средств подотчет. Помимо наличных денежных средств подотчет также могут быть выданы безналичные денежные средства (на карту работнику), либо денежные документы (талоны ГСМ, билеты, талоны на питание и пр.). Рассмотрим каждый из вариантов. Создание документов для каждого из случаев производится из раздела меню Банк и касса

Оформить расходный кассовый ордер в 1С 8.3

Для оформления выдачи Наличных денежных средств, необходимо зайти в пункт Кассовые документы. Откроется список, в верхней части которого по кнопке «Выдача» вы сможете создать документ «Выдача наличных». В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.

Документ выдачи наличных денежных средств в 1С 8.3

Оформление выдачи Безналичных денежных средств оформляется с помощью документа, который можно создать из пункта «Банковские выписки». Заполняются те же реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.

Документ выдачи безналичных денежных средств в 1С 8.3

Оформление выдачи Денежных документов осуществляется через одноименный пункт Денежные документы. При создании документа помимо реквизитов Вид операции, Организация, необходимо заполнить вкладки Кому и Денежные документы.

создать документ выдачи денежных документов в 1С

После оформления документов выдачи средств подотчет вы можете составить и заполнить авансовый отчет в 1С 8.3. Для этого в разделе Банк и касса, в пункте Авансовые отчеты создается новый документ. Обязательно заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Организация.
Далее во вкладке Авансы указываются документы, которыми были отражены выданные сотруднику подотчет средства, по которым он сейчас отчитывается (Например, расчетный кассовый ордер, списание с расчетного счета или выдача денежных документов).
Далее заполняются следующие вкладки: Товары, Оплаты и(или) Прочее.

как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

На вкладке «Дополнительно» можно указать представителей сторон, которые подтянутся в печатную форму. Если оставить пункты пустыми, то данные необходимо будет заполнить ручкой.

Также сотрудник мог произвести оплату поставщикам в счет уже полученных товаров или услуг, или в счет будущих поставок. Для этого заполняется вкладка Оплаты. Для этого во вкладке необходимо указать документ расхода, который будет погашен выданными подотчет средствами.

Во всех остальных случаях используется вкладка Прочее, например, если сотрудник отчитывается за приобретенные канцелярские принадлежности, либо покупку авиабилетов, командировочные и любые другие расходы, которые не подходят для оформления в качества Товаров.

Обратите внимание, что при заполнении вкладок Товары и Прочее вы можете поставить галочку в столбце СФ, чтобы при создании авансового отчета сразу сформировать счет-фактуры по выбранным позициям, если они были выданы поставщиками.

После того, как все шаги были выполнены, вы можете распечатать и подписать печатную форму авансового отчета (АО-1). Делается это из созданного нами документа Авансовый отчет через меню Печать. Образец авансового отчета из 1С:Бухгалтерии 8.3 представлен на картинке.

как оформить авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3

В данном случае сотрудник с разрешения руководства потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, получился перерасход. При этом сотруднику необходимо вернуть разницу. Для этого составляется дополнительный документ о выдаче сотруднику наличных денежных средств.

Если же у сотрудника образовался остаток, то есть часть денег не была потрачена, то они возвращаются в кассу и формируется документ поступления наличных денежных средств от подотчетного лица. Данные по документам вносятся в печатную форму авансового отчета.

Авансовые отчеты в 1с 8

Для того чтобы сформировать авансовые отчеты в 1с 8 заходим на закладку «Банк и касса» и в левой части закладки выбираем «Авансовые отчеты».

После этого мы попадаем в журнал, где можно добавить новый авансовый отчет при помощи пиктограммы «Создать» с зеленым плюсом.

В программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0 авансовый отчет состоит из пяти закладок: Авансы, Товары, Возвратная тара, Оплата и Прочее. Каждая из закладок заполняется в зависимости от операции, которые формируют авансовые отчеты в 1с 8. Мы рассмотрим две закладки: Авансы и Товары.

В верхней части документа нужно указать организацию, склад и подотчетное лицо, которое представляет данный авансовый отчет.

На первой закладке «Авансы» выбирается тот документ, которым выдавались денежные средства в подотчет. Это может быть расходный кассовый ордер, списание с расчетного счета или выдача денежных документов.

В нижней части указывается назначение аванса и сколько документов и на скольких листах приложены к авансовому отчету.

Авансовые отчеты в 1с 8

Переходим на вторую закладку документа авансовые отчеты в 1с 8, которая называется «Товары». Данная закладка заполняется, в случае если подотчетное лицо покупает какие-либо ценности, например, материалы, товары и т.д. Поэтому здесь нам нужно добавить те ценности, которые приобрел подотчетное лицо. Нажимаем на кнопку «Добавить». В нашем примере это будут ручки. Поскольку ручки являются канцтоварами, а именно материалами, при открытии справочника «Номенклатура» (нажимая на три точки) нужно зайти в папку «Материалы» и добавить новый материал при помощи кнопки «Создать». Если данный материал уже приобретался до этого и есть в справочнике, то он просто выбирается из папки «Материалы».

Указываем количество и цену материала и если нужно ставку НДС. В нашем примере приобретение идет без НДС, поэтому в графе «НДС» выбирается пункт «Без НДС».

Авансовые отчеты в 1с 8

Проводим документ при помощи кнопки «Провести», смотрим проводки по документу и смотрим печатную форму документа «Авансовый отчет (АО-1)».

Если мы хотим провести и сразу закрыть документ, то нажимаем на кнопку «Провести и закрыть». Обратите внимание, что в 1С Бухгалтерия 3.0 кнопки по проведению, формированию проводок и печатных форм находятся в верхней части документа.

После закрытия документ сохраняется в журнале авансовые отчеты в 1с 8, посмотреть, как заполняется авансовый отчет в 2.0 можно здесь, как формируется приходный кассовый ордер в 3.0 тут, про заполнение авансового отчета по ГСМ здесь.

Авансовый отчет в 1С 8.3: практикум

Достаточно нелегко начинающему бухгалтеру на первых порах сориентироваться в формировании документов в учетной программе. И, как показывает практика, особенные трудности вызывает авансовый отчет.

Поэтому, чтобы помочь Вам, мы возьмем наиболее распространенные случаи и вместе создадим этот документ шаг за шагом.

Но, для полного понимания необходимости этой операции, я совсем немного окунусь в теорию.

Итак, сотрудник получил деньги под отчет для хозяйственных нужд.

Естественно, сотрудник обязан отчитаться за использование полученной суммы.

Итак, приступаем непосредственно к практикуму.

«14.09. бухгалтер ООО «МСК» выдала сотруднику Киселеву наличные денежные средства на покупку картриджа для принтера в сумме 7 000 руб. Киселев купил картридж стоимостью 3 600 руб.

18.09. сотрудник предоставил подтверждающие документы и отчитался о потраченной сумме.»

1. Первым делом оформляем выдачу подотчетной суммы.


Заполняем расходный кассовый ордер.

После проведения документа, проверяем сформированную проводку:

Операция характеризует образовавшуюся за сотрудником задолженность по Дт сч. 71.01

2. Отчет сотрудника



После проставления даты отчета сотрудника и выбора подотчетного лица, на которое оформляется документ, во вкладке «Авансы» добавляем документ аванса.

Теперь можем распечатывать документ, предварительно проверив его.

Вот так выглядит лицевая сторона авансового отчета:

Согласно документу, у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма 3 400 руб.

А вот такой должна быть оборотная сторона:

Вот и все! Мы выполнили задачу!

Надеюсь, наша шпаргалка поможет Вам при выполнении данной операции на своем рабочем месте.

Читайте также  Разбой (ч. 2 ст. 162 УК РФ). Некоторые тонкости защиты
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector