Для чего нужна выписка из трудовой книжки и как ее

Для чего нужна выписка из трудовой книжки и как ее

Инструкция: готовим выписку из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки — это документ, который подтверждает стаж и наличие (или отсутствие) профессиональной деятельности за определенный срок. Его выдают на рабочем месте по запросу сотрудника.

Что такое выписка и когда ее просят

Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.

Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:

  • трудовой инспекции;
  • прокуратуре;
  • Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
  • Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
  • Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
  • в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
  • в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.

Есть два варианта получения необходимых сведений: в виде копии ТК или справки. В первом случае все страницы просто копируют, ставят подпись и печать на каждой странице. Но больше всего просят выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, информацию указывают выборочно, исходя из целей подачи документа.

Где ее получить

Чтобы выписать необходимые сведения, необходимо обратиться с запросом туда, где на тот момент лежит трудовая книжка. Обычно на нынешнем рабочем месте.

Требование о выдаче такой справки предусматривает Трудовой кодекс РФ (ст. 62). То же самое указано и в п. 7 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.

Работающим

Такие справки обычно выдает кадровый работник, который отвечает за сохранность документов, или директор компании. По закону, выписку из трудовой книжки о сведениях о трудовой деятельности работника составляют за три рабочих дня после получения запроса от сотрудника. Если поступит просьба сделать ее быстрее, работодатель вправе, но не обязан исполнить ее.

В запросе необходимо отметить, какая конкретно информация и за какой период понадобится. Законодательство не требует сообщать работодателю, куда нужна справка. Это по желанию заявителя. Нет и ограничений по количеству подобных запросов. Работник вправе попросить выписку когда угодно и сколько угодно раз.

Неработающим

Для нетрудоустроенных граждан получить документ не составит труда, поскольку книжка хранится у них на руках (ст. 84.1 ТК РФ). В основном справка в этом случае не нужна. Но необходимость в ней появится при поступлении учиться или работе за границей. Тогда человеку потребуется копия ТК или выдержка из нее. Обычно вопрос, где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим, не возникает, но если понадобится, то есть возможность взять ее в одном из следующих учреждений:

  • оформить у нотариуса;
  • заверить на предыдущей работе;
  • взять справку из Пенсионного фонда РФ из индивидуального персонифицированного учета с указанием взносов социального страхования, который перечислял бывший работодатель.

С 14.12.2020 вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда СТД-ПФР, которая утверждена приказом Минтруда России № 23н от 20.01.2020. Она содержит данные обо всех рабочих местах человека. Если он отказался от бумажной трудовой, то эта справка станет единственным вариантом подтвердить стаж при приеме на работу, оформлении ипотеки, кредитов, социальных пособий и др.

Есть несколько способов получить справку СТД-ПФР:

  • в МФЦ;
  • на портале госуслуг;
  • на официальном сайте ПФР (www.pfrp.ru);
  • непосредственно в территориальном отделении ПФР.

От способа ее получения зависит и то, как ее заверят. Если человек возьмет ее лично или через представителя на бумажном бланке, то ее подпишет руководитель территориального отделения ПФР. Если выписка придет в электронном виде, то на ней ставится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформить выписку работодателю

Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.

Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.

Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:

  • число, месяц, год;
  • информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
  • приказ, на основании которого сделана запись.

Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.

Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.

Составляют справку вручную на обычном листе формата А4 или на бланке фирмы. Обычно для ее составления достаточно одного листа, но иногда требуется и несколько. В таком случае необходимо листы прошить и указать номера страниц.

Если у работника электронная трудовая, то заказать выдержку из нее достаточно просто. Составить заявление сотрудник вправе как в бумажном варианте лично, так и отправить его на электронную почту главы компании. В нем следует указать, как человек желает получить документ, — на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной цифровой подписью. Сотрудник вправе взять справку в МФЦ, оформить ее через сайт ПФР или портал Госуслуги (ст. 66.1 ТК РФ).

Образец

Ориентируйтесь на бланк и пример заполненного образца, как сделать выписку из трудовой книжки с текущего рабочего места.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, с 01.09.2021 отражены в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Если у нового сотрудника бумажная трудовая, запись в нее делают, если он отработал не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

ВНИМАНИЕ! О приеме и увольнении сотрудника нужно сообщить в ПФР по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня после издания документов, которые подтверждают оформление трудовых отношений. А вот запись в трудовую книжку можно внести, только если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней. Напомним, с 2021 года на сотрудников, впервые устроившихся на работу, не оформляются бумажные трудовые книжки. Все сведения оформляются в электронном виде.

Примеры заполнения СЗВ-ТД при приеме и увольнении см. в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к системе К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника

В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.

Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.

Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Если сотрудник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, по запросу выдайте ему форму СТД-Р также в 3-х дневный срок.

В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.

Образец выписки из трудовой книжки

Получение выписки из трудовой книжки (образец ее разрабатывается фирмой самостоятельно) должно сопровождаться предварительным заявлением работника. Обязательно указание в выписке реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности ― наименование работодателей, даты приема и увольнения.

Образец выписки из трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.

Выписка из ТК

Итоги

Учитывая, что законодательство не запрещает выдачу оригиналов книжек, однако ответственность в случае потери документа ложится на работодателя, мы рекомендуем, по возможности, выдавать работникам выписки из трудовых. Заверенные должным образом, они дублируют информацию подлинных книжек.

Выписка из трудовой книжки

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

  • государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
  • банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

  • сотрудник отдела кадров,
  • секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
  • либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

  • название документа,
  • наименование организации-работодателя,
  • должность ответственного лица,
  • фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
  • данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
  • номер трудовой книжки,
  • дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

Как оформить выписку из трудовой

Выписка из трудовой книжки — это документ, который содержит частичную информацию о рабочей деятельности лица и предоставляется работодателем по запросу сотрудника.

Что она собой представляет и для чего нужна

У трудоустроенного гражданина документы, связанные с работой, хранятся у работодателя, он же несет ответственность при их утрате. Кому, когда и зачем нужна выписка о трудовой деятельности — это случаи, когда работнику требуется информация и сведения о его стаже, опыте, актуальном месте трудоустройства и должности, реже о награждениях (поощрениях). Например, потребовать выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, вправе при подаче заявки на кредит или судебном разбирательстве в качестве доказательства по делу.

Как ее запрашивает работник

Право на получение документа предусмотрено ТК РФ (ст. 62), п. 7 Правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства №225 от 16.04.2003. Для этого работником подается письменное заявление в свободной форме. Обосновывать необходимость получения сведений от работодателя в таком виде не требуется, и они предоставляются безвозмездно.

Выборка информации различна, что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, которую обозначает в заявлении сотрудник и на чем это основано: работник вправе уточнить, какие сведения ему требуются, например о последнем месте трудоустройства. При выдаче такой справки ответственным лицом указывается «Работает по настоящее время».

Для соблюдения требований ТК РФ предлагаем воспользоваться примером заявления.

Генеральному директору ООО «Ppt.ru»

Петрову Порфирию Петровичу

от начальника отдела продаж

Иванова Ивана Ивановича

Прошу выдать заверенную выписку из трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ, содержащую сведения о последних двух местах работы.

Срок ответа на такое заявление составляет три рабочих дня. Закон не ограничивает частоту обращений, каждый сотрудник вправе обратиться с заявлением в любое время и необходимое ему количество раз. За непредоставление или нарушение порядка предоставления информации работодатель несет административную ответственность.

Если работник выбрал ведение ТК в электронном виде, то заявление он вправе направить как на бумаге, так и на адрес электронной почты работодателя в установленном им порядке. В этом случае сотрудник указывает в заявлении, в каком виде ожидает получить информацию: бумажном или электронном. Кроме этого, лицо вправе получить сведения самостоятельно через МФЦ, ПФР или сайт госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).

Кому направить заявление и где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим — нетрудоустроенным она обычно не требуется, так как оригинал книжки должен быть у них на руках (84.1 ТК РФ). Но если нет возможности представить оригинал, например при направлении документов для трудоустройства или обучения в другое государство, лицо вправе оформить выписку у нотариуса, который засвидетельствует правильность указанных в ней данных (ст. 77 основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копию трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформить и заверить

Выдержка — лишь часть данных, заверенных ответственным лицом, как сделать выписку из трудовой книжки, решает работодатель. Копия предполагает дублирование всего содержания документа, выдержка из документа не равна его копии. Обязательными составляющими являются:

  • наименование документа, дата его составления, например выписка из трудовой книжки «Сведения о трудовой деятельности работников»;
  • данные работодателя;
  • Ф. И. О. сотрудника;
  • его должность и образование;
  • заверение руководителем либо ответственным сотрудником (им становится тот, кто наделен такими полномочиями приказом, — начальник отдела кадров или другой сотрудник).

Для заверения по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016) напишите «Верно», укажите наименование должности заверяющего, поставьте подпись данного лица с расшифровкой, печать (при наличии) и дату, оставьте информацию, где хранится оригинал. Если получается несколько листов, они прошиваются и нумеруются.

При выборе работником электронной ТК работодатель предоставляет ему информацию по форме СТД-Р (приказ Минтруда №23н от 20.01.2020). Сведения направляются работнику как по его запросу в течение 3 рабочих дней, если он трудоустроен, так и при его увольнении в день прекращения договора (ст. 66.1 ТК РФ).

Образец

Унифицированной формы не установлено. Каждое предприятие разрабатывает вид документа самостоятельно, воспользуйтесь предложенной формой.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки — это сведения о деятельности работника, формируемые работодателем на основании записей из трудовой и выдаваемые по запросу работника для представления по месту требования.

До 2020 года, когда существовал исключительно бумажный формат книжек, вопросов о получении выписки из нее у работников не возникало. Они обращались к работодателю, у которого хранились трудовые, и тот в течение трех рабочих дней выдавал выписку из книжки или заверенную копию.

Начиная с 2020 года в связи с переходом на электронные трудовые у работников появилось право отказаться от ведения бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан выдать документ на руки работнику и никаких записей более не вносить. Вся информация о трудовой деятельности человека, его местах работы с момента отказа формируется в электронном варианте и хранится в информационных системах Пенсионного фонда.

Лицо, выбравшее электронный формат книжки, может получить выписку не только у работодателя, но и в отделении ПФР. Причем работодатель сформирует документ по форме СТД-Р, а фонд — по форме СТД-ПФР. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н.

Как сделать выписку из электронной трудовой самостоятельно

Любой человек может проверить, как ведется его электронная книжка, и сформировать выписку из нее самостоятельно. Обязательное условие для этого — наличие подтвержденного аккаунта на портале «Госуслуги» или личного кабинета на сайте ПФР. Кстати, для сайта ПФР подойдет и регистрация с Госуслуг.

Документ будет сформирован по упомянутой нами ранее форме СТД-ПФР.

Схема получения выписки из электронной трудовой книжки на Госуслугах выглядит следующим образом:

Читайте также  Будет ли повышение пенсии инвалидам в 2022 году?

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

На сайте Пенсионного фонда заказать необходимый документ можно так:

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

И в том и в другом случае выписка заверяется электронной подписью руководителя Пенсионного фонда и, соответственно, является юридически значимым документом.

Важно! В выписку попадут сведения только о тех кадровых событиях (приеме, увольнении, переводе), которые случились после подачи человеком заявления в адрес работодателя о сделанном выборе в пользу электронной книжки. Всё, что происходило до подачи такого заявления, отражено в выписке из бумажного формуляра трудовой.

Если человек «не дружит» с интернетом или ему понадобится бумажный вариант выписки, получить ее он сможет, обратившись в ближайшее отделение Пенсионного фонда или МФЦ. В обращении необходимо обозначить, в каком виде должен быть выдан документ — в бумажном или электронном.

Выдаст ли работодатель выписку из электронной трудовой книжки при увольнении?

Выписка из электронной трудовой книжки СТД-Р входит в комплект документов, которые работодатель обязан выдать работнику при увольнении. Она выдается в последний рабочий день без заявления.

Однако выписку из электронной трудовой получат только те работники, которые подали заявление об отказе от бумажной книжки. Следовательно, тем, кто не отказался от бумажного варианта или не предоставил соответствующего заявления работодателю, на руки выдадут привычную трудовую с записью об увольнении.

Если продолжающему работать сотруднику понадобится выписка, ему нужно написать заявление в адрес работодателя. Последний в течение трех рабочих дней должен составить документ и передать его заявителю.

Выписка может быть сформирована работодателем как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Документ по форме СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности по конкретному месту работы. В отношении прочих мест информацию можно найти в форме СТД-ПФР, заказанной в ПФР или МФЦ.

Выписка из электронной трудовой книжки представлена двумя формами. СТД-ПФР содержит сведения о работе застрахованного лица с момента отказа им от ведения трудовой книжки на бумаге по всем местам работы. Получить такую выписку можно через ПФР или МФЦ либо на портале «Госуслуги». Вторая форма — СТД-Р — формируется конкретным работодателем по текущему месту работы. Ее обязательно получают при увольнении, а в любое другое время — по запросу в течение трех рабочих дней.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector