Как правильно составить опись документов — образец?

Как правильно составить опись документов — образец?

Как правильно составить опись предоставляемых документов

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2021

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

Образец бланка описи документов

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Внутренняя опись

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Сдаточная опись

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Опись дел постоянного хранения

Скачать образцы бланков:

Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Бланк описи документов

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения. Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций. Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

  • подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
  • конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
  • позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

  • подтверждает, что документы получены и приняты;
  • упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
  • помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
  • становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Правила составления описи документов

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

  • наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
  • стороны — отправитель и получатель;
  • дата составления;
  • список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
  • подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

  1. Полное наименование.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Форма (оригинал или копия).
  4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

Заверять опись печатью необязательно.

Образец описи передаваемых документов

Скачать образец акта приема-передачи документов сторонней организации

Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

Скачать образец описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

Заключение

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как сделать опись документов

Опись оформляют для того, чтобы зафиксировать факт передачи документов другому лицу. Например, сотруднику другого отдела, контрагенту, налоговой инспекции или специалистам фонда. В нашей статье вы узнаете, как правильно составить опись документов для различных целей, а также сможете скачать образцы и бланки этого документа.

Опись представляет собой обобщенный перечень документов, которые передаются другой стороне. Например, специалисту другого отдела, контрагенту в налоговую или фонд.
Данный документ в дальнейшем позволит подтвердить факт передачи перечисленных в списке документов и избежать споров со стороной, которая их приняла.

В личном деле сотрудников содержится значительный объем личных документов, поэтому для их учета составляют внутреннюю опись. Этот документ содержит перечень документов, которые содержатся в деле, их порядковые номер, индексы и количество листов.

При передаче пакета документов контрагенту или любой другой стороне целесообразно оформить опись передаваемых бумаг.
Такой документ поможет зафиксировать факт передачи всех документов, которые перечислены в основной части описи, и избежать дальнейших споров.

Юридически значимые документы принято отправлять ценным письмом или бандеролью с описью вложения и уведомлением о вручении адресату.

В этом случае специалисты почты выдают отправителю квитанцию, а с адресата берут расписку в получении письма. Уведомление и почтовая квитанция подтвердят даты отправки и получения документации.

Дата отправки особенно важна при передаче отчетности или других документов в налоговые органы, так как специалисты отсчитают срок представления по отметке почты о принятии отправления на описи вложения.

Текущие документы зачастую хранятся у ответственных сотрудников или менеджеров, которые с ними работают. После того как документация станет неактуальной, ее отправляют на хранение в архив, которым, как правило, заведует бухгалтерия.

Для того чтобы упростить работу бухгалтеру, ответственному за хранение документов, и подтвердить факт передачи юридически значимых бумаг, составляют так называемую архивную опись или же внутреннюю опись.

В случае передачи документов на бумаге в фонд составляют опись. Так вправе поступать страхователи, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составила менее 25 человек.

Если же среднесписочная численность сотрудников 26 и более, то сведения в фонд передаются через Интернет в форме электронных реестров.

В налоговые органы документы и информацию по требованию можно передать в электронном виде или на бумаге. Передавать истребуемую информацию необходимо вместе с сопроводительным письмом и описью.

Электронные документы можно передавать в инспекцию в формате xml-файлов или в виде скан-образов. При отправке документов составляют электронную опись, при отправке документов на бумаге – бумажную.

Опись необходима для того, чтобы доказать факт передачи документов налоговым органам. В случае повторного запроса уже представленных документов можно будет ответить отказом.

Порядок оформления описи для каждого случая будет отличаться. Рассмотрим подробно возможные варианты составления документов.

Внутреннюю опись документов вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления новых документов.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке при их поступлении в кадры.

Перед сдачей дела в архив на описи делают итоговую запись с указанием количества документов, которые находятся в деле, и количества листов. Пописывает внутреннюю опись сотрудник, ответственный за ее составление.

Опись для контрагента составляют в произвольной форме. Единого шаблона не существует. Главное – указать в описи передаваемые документы и предусмотреть поля для подписания формы ответственными лицами.

Почтовую опись вложения оформляют на специальном бланке по форме 107 (приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п).

Бланк документа можно получить бесплатно в любом отделении почты либо скачать в формате PDF после регистрации на официальном сайте «Почты России».

Заполняют опись заявлений в двух экземплярах, на которых сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату его принятия. Один экземпляр вкладывают в отправление, а второй возвращают отправителю.

В случае если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, разрешено заполнить несколько бланков с пометкой «лист 1», «лист 2». На последнем листе бланка описи подводят общий итог по количеству пересылаемых предметов и итоговой сумме.

Архивную опись можно составить в свободной форме. Обычно кроме типовых полей с названием и реквизитами в документ включают дополнительные, которые помогают оперативно находить документы.

Кроме того, в описи предусматривают места для подписи ответственных сотрудников.

Разработанную форму целесообразно сделать одним из приложений к учетной политике организации для целей бухучета.

Опись для фондов составляют на бланке из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Заполняют опись следующим образом.

1. Сначала в документе указывают реквизиты страхователя – регистрационный номер, код подчиненности, ИНН (КПП) и фирменное наименование.

2. Затем проставляют название отделение фонда, в который передается документация по данной описи.

3. Далее записывают личные данные сотрудника — фамилию, имя, отчество и СНИЛС.
После этого пишут код выплаты, за которой обратился человек:
• «1» – пособие по временной нетрудоспособности;
• «2» – пособие по беременности и родам;
• «3» – единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;
• «4» – единовременное пособие при рождении ребенка;
• «5» – ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
• «6» – пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;
• «9» – отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

В самом конце указывают краткое наименование документов или сведений, которые прилагаются к описи, а также количество листов. Например, сведения о застрахованном лице, справка о заработке с предыдущих мест работы.

Итоговый вариант описи составляют в двух экземплярах. Один остается в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.

Важно учесть, что типовая форма не предназначена для случаев, когда страхователь передает в фонд следующую документацию:
• уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
• документы в целях возмещения расходов на оплату дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
• документы для возмещения пособия на погребение.

В этих ситуациях разрешено оформлять сопроводительное письмо. Этот документ поможет зафиксировать факт передачи документов, их состав и количество.

Опись в налоговую можно составить в свободной форме, если документация будет предоставляться на бумаге. При этом целесообразно включить в бланк таблицу, которая будет содержать список предоставляемых документов с реквизитами, а также поля для подписей ответственных лиц.

В случае предоставления документации в электронном виде потребуется заполнить электронную опись по формату, который утвержден Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Наши специалисты подготовили примеры оформления описи документов для разных случаев. Скачайте образцы по ссылкам ниже.

Как составить опись документов

От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами.

Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.

Регламент документооборота и опись документов как его составляющая

Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно. Однако это далеко не так.

Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.

Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:

с постоянным сроком хранения;

подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;

личного дела сотрудника (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);

дел по личному составу;

Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.

При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре.

Выбираем образец: опись документов типовой или локальной формы использовать для систематизации документов и архива?

В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).

Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения. При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.

Какие виды описей применяются при систематизации документооборота

В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению.

Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них.

Внутренняя опись документов

Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела. Составляется для каждой единицы хранения. Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении.

Читайте также  Консервация основных средств 2022: налоговый

Опись передачи документов

Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы. Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц.

Опись переданных документов

Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.

Сдаточные описи для архивного хранения

Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.

Нюансы и особенности некоторых описей

В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.

Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector