Личное дело сотрудника — образец оформления 2022

Личное дело сотрудника — образец оформления 2022

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Заполненный образец описи личного дела работника

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета;
  • копия паспорта;
  • копии актов гражданского состояния;
  • копии документов воинского учета;
  • копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Внутрення опись документов в личном деле сотрудника

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

  • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
  • каждый лист нумеруется;
  • документы подшиваются в хронологическом порядке;
  • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
  • максимальное количество листов в одном томе — 250;
  • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Формирование личного дела сотрудника

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Среди задач специалистов по кадрам есть одна очень важная — это сведение, систематизация и аккуратное содержание личных данных сотрудников предприятия. Сведения о специалистах, в том числе и персональные данные, не подлежащие разглашению, обычно хранятся в личных делах, в бумажном или электронном виде. Название «личное дело», конечно, немного напоминает лучшие традиции НКВД, но тем не менее его своевременное корректирование и изменение очень важно.

Личное дело сотрудника (ЛДС) — это обычно папка с документами, которая содержит максимально полную информацию о сотруднике, о его личных качествах, деятельности и рабочих навыках.

Оформление и состав личного дела сотрудника не являются формализованными, так как кадровый учет регламентируется на уровне компаний, а не государственных законов. Кадровики сами могут выбирать правила и порядок ведения документации по сотрудникам, исходя из задач и требований руководства. Например, можно в ЛДС учитывать не всех сотрудников, не записывать личную информацию о сотрудниках или собирать только определенные, самые важные данные. Образец личного дела можно легко найти, примеров в сети предостаточно.

Документы, которые формируют личное дело сотрудника

Часть документов сотрудник представляет при приеме на работу. Они в большинстве случаев являются обязательными:

  • копия паспорта РФ или другого документа, который подтверждает личность сотрудника;
  • копия диплома и других документов о высшем и ином образовании: сотрудник должен подтвердить квалификацию;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для военнообязанных, которые подпадают под армейский призыв);
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговую;
  • копия трудовой книжки;
  • медсправка, если суть работы предполагает определенные физические ограничения и требования;
  • документы о наличии/отсутствии судимости или уголовного преследования.

Часть документов появляется уже в процессе работы:

  • подписанный договор о неразглашении коммерческой тайны или договор о материальной ответственности;
  • документы о вступлении в брак или о разводе;
  • свидетельство о рождении ребенка/детей;
  • копия водительских прав;
  • подписанные должностные инструкции;
  • различные дополнения к рабочему договору, справки, награды и штрафы;
  • итоги медицинских осмотров, проводимых уже после трудоустройства;
  • приказы по сотруднику;
  • заявления на отпуска и т.п.

После того как сотрудник увольняется, его личное дело обычно сохраняется, но к нему добавляются заявление работника об увольнении и копия приказа о том, что должность освобождена.

Поговорим о заполнении личной карточки сотрудника

Оформляется карточка в отделе кадров в момент приема на работу по форме Т-2 и соединяет в себе все собранные документы и данные. Карточка корректируется, пока работник является сотрудником. Заполняется вручную под роспись. Опишем внутреннюю структуру документа.

Первый раздел

В нем хранится общая информация о сотруднике (паспортные данные, копии дипломов об образовании и т.п.) и о его трудовом договоре. Ведется учет рабочего стажа из трудовой книжки. Нужно высчитать и записать сумму — количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Второй раздел

Здесь хранится информация о воинской обязанности, и заполняется она на основании данных из военного билета.

Третий раздел

Это раздел для внесения данных аттестаций сотрудников, например, при приеме на работу, или результатов тестов по определению их профпригодности.

Четвертый, пятый и шестой разделы

Эта часть содержит информацию по заполнению карточки Т-2 при повышении квалификации сотрудника.

Седьмой раздел

Наградная страничка: здесь фиксируются все разовые премии работника, которые он получил в процессе работы, кроме стандартных ежемесячных.

Восьмой раздел

Здесь содержится информация об отпусках сотрудника, которая заполняется по мере необходимости.

Кроме того, в личной карточке есть разделы, содержащие информацию о льготах сотрудника или другие данные, которые не попадают в предыдущие разделы. Когда сотрудник увольняется, кадровику нужно внести последнюю запись о работе. Уволившийся работник должен ознакомиться с информацией и расписаться.

Ведите учет по сотрудникам в облачном веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату, отчитывайтесь онлайн и работайте в сервисе вместе с коллегами.

Личное дело сотрудника — образец оформления 2022

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся персональными данными (паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, и т.д.), если работник в заявлении на обработку персональных данных дал свое согласие на хранении в его личном деле вышеперечисленных документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.

Обоснование вывода:
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу — субъекту персональных данных, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон N 152-ФЗ).
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N 152-ФЗ.
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 части первой ст. 6 Закона N 152-ФЗ;
— работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки;
— обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17 АП-5329/15).
Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

27 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Личные дела работников: кто должен оформлять

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.

3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.

4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.

6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

  • паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

  • документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
  • загранпаспорт;
  • справка о наличии (отсутствии) судимости.
Читайте также  117 статья УК РФ - Истязание

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Согласие на обработку персональных данныхshutterstock_237498064.jpg

Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.

В тексте согласия работника необходимо отразить:

  • ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
  • ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
  • ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
  • срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).

Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

Хранение личных дел сотрудников

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Сбор избыточных сведений для личного дела

Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.

Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).

Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 № А53-10287/2013 подтвердил, что хранение работодателем копии паспорта на рабочем месте — это нарушение прав и свобод гражданина. Данное нарушение грозит наложением штрафа.

Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.

Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector