Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2022

Правила нумерации счетов-фактур в 2020 — 2021 годах

Нумерация счетов-фактур в 2020 — 2021 годах осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. здесь.

Так, его составителями могут быть:

Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).

В этом случае нужно придерживаться следующего правила: номер каждого счета, указываемый в строке 1 документа, отражается в хронологической последовательности в рамках периода оборота счетов, определенного составителем документа. Например, месяца, квартала или года.

Привязка счета к определенному периоду, как правило, осуществляется с помощью косой черты. Например:

№ 1/2021 — номер самого первого счета, составляемого в 2021 году (следующий будет № 2/2021);
№ 1/10/2020 — номер самого первого счета, составляемого в октябре 2020 года.

Обособленное подразделение юрлица.

В этом случае в структуру номера следует включить индекс, установленный для подразделения и зафиксированный в учетной политике юрлица (п. 1 приложения к постановлению 1137).

Участник простого товарищества либо доверенный управляющий.

В этом случае в номер счета включается индекс, определенный в договоре с товарищем или управляющим. Данный индекс также фиксируется в учетной политике.

Будет ли нарушением нумерация счета-фактуры не по порядку (не сквозная)?

Нарушение нумерации счетов-фактур не образует налогового нарушения. Порядковый номер счета не относится к реквизитам, которые влияют на правильную идентификацию хозяйствующего субъекта ФНС в целях установления права на вычет по НДС.

Поэтому при обнаружении нумерации счетов-фактур не по порядку инспекторы не вправе отказать в вычете (при отсутствии, разумеется, существенных нарушений). Это подтверждает судебная практика (решение Арбитражного суда Свердловской области от 20.07.2011 № А60-11248/2011). Сам Минфин соглашается с этим в письме от 12.01.2017 № 03-07-09/411.

Применение каких-либо прочих санкций, например за грубое нарушение учета, в отношении фирм, составляющих счет с нумерацией не по порядку, законом не предусмотрено.

Однако следует иметь в виду, что сам по себе номер — установленный по рассмотренным нами правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 года либо выбранный по иному принципу — должен быть указан в документе (п. 5 ст. 169 НК РФ). Иначе существует вероятность, что последуют санкции за нарушение учета — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?

Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.

Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.

Локальными нормативами в данном случае могут быть:

учетная политика;
должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.

Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.

Нумерация счетов-фактур: нюансы

При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:

В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:

на отгрузку;
на аванс;
на корректировку.

То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.

Это рекомендация Минфина, отраженная в письме от 10.08.2012 № 03-07-11/284. При этом Минфин не против включения в счета дополнительных буквенных идентификаторов или индексов. Номера могут выглядеть так:

№ 01/2021-А — по авансовому документу;
№ 02/2021-О — по отгрузочному счету;
№ 03/2019-К — по корректировочному счету.

№ 01/03/2021 (ПРОД) по счету за продтовары;
№ 02/03/2021 (ТЕХ) по счету за технику.

Также Минфин не против того, чтобы налогоплательщики добавляли в счета неофициальные графы для дополнительной идентификации документов, например графу «Справочно». Там могут отражаться в принципе любые сведения по договоренности с конкретным контрагентом.

Желательно не сокращать период оборота счетов до одного дня (письмо Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

То есть счет, составленный на следующий день одного и того же месяца, не должен начинаться с номера 1. Нужно привязывать счета к месяцу, кварталу или году. На малых предприятиях документация обычно оформляется в привязке к году, на крупных — в привязке к кварталу или месяцу.

Каждый счет-фактура должен иметь номер. Общераспространена сквозная нумерация счетов-фактур в привязке к определенному периоду их оборота — месяцу, кварталу, году. Разные типы счетов следует нумеровать по общей очереди. Ответственности за нарушение порядка нумерации данных документов законодательство не предусматривает.

Будет ли когда-нибудь добавлена возможность настройки нумерации счетов-фактур по своему?

Коллеги приветствую
Заказчики часто задают вопросы, могут ли они сами настроить нумерацию счетов-фактур в базе по своим собственным правилам?
Рыл типовые механизмы УТ 11, БП 3 и проч., ничего путного не нашел.
В итоге не нашел лучше варианта, чем написать им видеоинструкцию, как дописать такое расширение
https://www.youtube.com/watch?v=oAiBM_HcRzs
Но это конечно сложно для них и требует навыков программирования, они офигевают, и спрашивают, а точно нельзя проще? Развожу руками, говорю нельзя

Можно ли каким-то более штатным способом добиться изменения алгоритма нумерации счетов-фактур в базе, не лазя в конфигуратор? Неужели в типовых это не заложено?
Чтобы например, счет-фактура генерился по маске YYMMDD_NNN, где YY-две последние цифры года, MM — номер месяца в году с лидирующими нулями, DD — номер дня месяца с лидирующими нулями, NNN — номер в пределах дня. Такая структура позволит добиться сквозной нумерации и вводить документы задним числом, не нарушая нумерацию. Но настроить ее типовыми инструментами невозможно. Или ошибаюсь?

(0) >> настроить ее типовыми инструментами невозможно. Или ошибаюсь?

Нет. Не ошибаешься.

>> позволит добиться сквозной нумерации.

А зачем? В законодательстве нигде нет требований по сквозной нумерации. Обсасывалось уже миллион раз.

>> Можно ли каким-то . способом добиться изменения алгоритма нумерации счетов-фактур в базе, не лазя в конфигуратор?

>> Неужели в типовых это не заложено?

В 99% желание переделать нумерация — просто блажь бухгалтеров. Бессмысленная и беспощадная. Но убедить в этом заказчика зачастую очень сложно.

>> Чтобы например, счет-фактура генерился по маске YYMMDD_NNN.

Прибавьте сюда префикс базы, префикс подразделения и вероятность выхода за ограничение в 999 документов в день и получаете необходимость увеличения длины номера всех документов за стандартные 11 знаков. Минимум нужно 16 знаков.

Один из любимейших заё*ов головного мозга неумных пользователей.
Попереломать кучу мест в конфигурации, где генериться номер (код), где выводится номер (код) на печатные формы и в формы отчётов. А потом мучиться после каждого значительного обновления БСП и трястись — не слетели ли где-нибудь наши костыли и велосипеды.

PS Видео не смотрел. Пускать пользователя в конфигуратор — худшее из всех возможных решений.

(12) “У вас есть проблема. Вы решили использовать регулярные выражения, чтобы её решить. Теперь у вас две проблемы.”

одна строчка только добавляет штук 15 новых задач, чтобы все работало с защитой от пользователей

(4) бухи пугаются, что если у них счета-фактуры будут не по порядку, то налоговая подумает, что они их выписывают задним числом. А при всякой хитросделанной нумерации — можно вписывать доки задним числом

Есть такие бухи, которые этой нумерацией всю организацию терроризируют, мол сделайте так должно работать чтобы номера были сквозные, без пропусков и тп. В итоге гендир подписывает ТЗ на супердоработки

(1) надо же, даже представить себе не мог, что в реальности такого требования не существует, думал это реально обязательное требование. Спасибо, неожиданно

тогда самых ретивых желателей это сделать — буду просто посылать, а не видеоуроки для них делать)

(5) да-да, и дату просят туда зашить. Некоторые еще просят туда зашить букву менеджера, оформившего документ, но потом чтобы она еще не попадала в книгу продаж, но при этом была реально в доке. Некоторые прост чтобы префикс РИБ сохранялся. Некоторые, чтобы счет-фактура на физика имела дополнительно букву Ф. Чего только не просили..

Вообще на самом деле просят свою нумерацию, и не всегда прям это совсем не оправдано. Отдаленная логика в их хотелках есть. но инструмента типового, все же, как я понял, нет

(9) >> есть практика, что последовательность «1, 2, 46, 3, 4» становится поводом для выездной проверки?

Может когда-то в далёкой древности так и было. Сказок венского леса я множества понаслушался про знакомых родственников знакомых. Однако в жизни ни разу не доводилось встречать жерв таких проверок.
Сейчас, после внедрения в ФНС системы автоматизированного контроля НДС, это никому не интересно. Можете смело этой нумерацией подтереться.

(21) >> префиксом базы и организации как раз можно пренебречь.

Вы эти свои фантазии 1С расскажите.
Префиксация номеров документов и кодов справочников зашита в БСП и включается автоматически как только возникает необходимость синхронизаций. Распределенные базы (РИБ), обмены с УТ-БП, БП-ЗУП, и т.п.

Кстати в своих допилках надо учитывать эту префиксацию. А в версиях КОРП может быть еще префикс подразделения.

PS Надо немного шире думать.
Это бухгалтер может себе позволить не видеть дальше собственного носа. А для 1С-ника это непозволительная роскошь.

PPS И всегда надо помнить, что все врут. Даже если заказчик мамой клянёться, что никогда в жизни ему не понадобится префиксация по организациям, по подразделениям и обмены с другими системами (ЗУП, УТ и т.п.), он врёт. Он просто этого не знает и искренне верит, что говорит правду. А пототм через год прибегает и начинает просить изобрести очередной велосипед, чтобы нормально наладить какой-нибудь обмен или включить учет по нескольким организациям.

(29) >> Это вызвало подозрения и к ним пришла налоговая.

Вы уверены, что именно из-за этого она к ним пришла?
Сейчас работает система автоматизированного контроля декларации по НДС.
И нумерация СЧФ — это последнее, что этой системе интересно.

Подозрительная нумерация никак не может быть основанием для проведения проверки. Это дичь. А скорее всего — фантазия народная.
Если же проверка плановая, то самое страшное, что может сделать налоговая — сделать замечание в акте. Ну, если инспектор дотошный, ещё запросить встречные документы у контрагента. Если вы обналом не занимаетесь и фактуры не липовые, то ничего страшного в этом нет.

Нумерация счет-фактур в 1С 8.3: настройка и исправление

В соответствии с законодательством номер счет-фактуры является обязательным реквизитом. Однако конкретных законодательных правил нумерации нет. Есть всего два требования — номера должны формироваться по возрастанию, а также не должно быть одинаковых номеров. Нумерация идет по порядку и для бумажных, и для электронных счетов-фактур.

На практике организация самостоятельно определяет, как нумеровать счет-фактуры. Применяются такие правила:

Нумерация идет по возрастанию для всех видов счет-фактур, включая авансовые.
Нумерация начинается заново через какой-то период (день, месяц, квартал, год и т.д.).
В номер могут включаться не только цифры, но и буквы и другие знаки.

Эти правила закрепляются в учетной политике организации.

В инструкции рассмотрим нумерацию счет-фактур в 1С 8.3, их настройку и исправление.

Счет-фактура полученный

При получении счет-фактуры от поставщика, они вводятся в 1С с теми реквизитами, которые указал поставщик в первичных документах. За счет этого счета отражаются одинаково у поставщика и покупателя.

Например, создали документ, указали номер и дату:

Распечатаем счет-фактуру по кнопке “Печать”:

Счет-фактура выданный

Для создания счет-фактуры выданного в документе “Реализация (акты, накладные)” нажмем кнопку “Выписать счет-фактуру”:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Здесь есть два номера:

Номер документа для программы — в примере это КППБ-0000003. КППБ — это префикс организации и префикс информационной базы. Префикс организации указывается в ее карточке:

Префикс указывать не обязательно, применяется, если в базе несколько организаций. Префикс базы указывается в меню “Администрирование — Настройки программы — Синхронизация данных”:

Этот префикс применяется, если настроен обмен с другими программами. Чтобы различать, в какой базе созданы документы.

Номер для печати счета-фактуры — отображается вверху документа, в примере это 3 от 20.02.2020. Именно этот номер выводится при печати и в Книге Продаж:

Сбилась нумерация счетов-фактур — как её восстановить?

Если в ходе работы нумерация счетов-фактур будет нарушена, то ее можно восстановить с помощью экспресс-проверки. Функционал доступен в разделе “Отчеты — Анализ учета”:

Указываем период и нажимаем “Показать настройки”:

Здесь можно выполнить проверку учета. Нас интересует пункт “Соблюдение нумерации счетов-фактур”:

Ставим флаг напротив этого пункта и нажимаем “Выполнить проверку”. Если ошибки есть, они будут отображены:

Сразу же будут указаны возможные причины и рекомендации. В частности, предлагается перенумеровать документы, нажмем ссылку.

В открывшемся окне указываем начальный номер счет-фактуры и нажимаем “Продолжить”:

Нумерация счетов-фактур

Иногда нам может не вовремя сообщить о продаже компания-агент. Нередки случаи, когда компании, с которыми мы работаем, просят изменить дату в счете-фактуре из-за того, что, к примеру их менеджер подал информацию в бухгалтерию поздно, а бухгалтерия закрыла период. В деловой практике принято идти навстречу клиентам.

Закон на нашей стороне

В законе указывается на необходимость наличия порядкового номера у счета-фактуры. Об этом говорится как в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ, так и в правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС».

Нет ни одного слова в ответ на вопросы, каким должен быть порядок нумерации:

Неясности налогового законодательства трактуются в пользу налогоплательщика.

Обширная арбитражная практика, также, естественно, в пользу налогоплательщика: Постановление ФАС МО от 24.06.2008 № КА-А40/4542-08, ФАС УО от 13.05.2008 № Ф09-3337/08-С2, ФАС ВСО от 09.01.2008 № А19-12415/07-51-Ф02-9578/07, ФАС СЗО от 18.08.2005 № А05-2344/2005-10, ФАС ВВО от 13.01.2005 № А28-9751/2004-433/11, ФАС СЗО от 11.10.2004 № А56-6325/04, ФАС СЗО от 15.06.2004 № А56-45387/03, ФАС ПО от 02.10.2003 N А55-4626/03-39 и другие.

Санкций за нарушение порядка нумерации счетов-фактур законодательством не предусмотрено.

Налоговые органы считаю иначе

Опытные бухгалтеры стараются соблюдать строгий порядок нумерации. Они уже не раз испытывали сложности как с аудиторами, так и непосредственно с налоговыми органами. Налоговики упорно стараются навязать свою точку зрения на этот вопрос.

Например, в письме МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 говорится, что номера счетам-фактурам должны присваиваться в порядке возрастания по всей организации. При этом возможно резервирование номеров для их выборки, так и присвоение индексов, но только если у организации есть подразделения.

На вопрос, можно ли отдельно нумеровать авансовые счета-фактуры и счета-фактуры связанные с реализацией, налоговики отвечают «нет» (письмо УФНС по г. Москве от 26.01.2007 № 19-11/06924).

Были и попытки трактовать нарушение нумерации как грубое нарушение правил учета доход и расходов. Но к нарушениям в порядке нумерации счетов-фактур, например пропуски (1,2,3,6,8,9,10…) или нарушение последовательности (1,2,3,6,5,4,8,7…) не могут быть применимы по ст. 120 НК РФ. Да и арбитраж снова на нашей стороне (Постановление ФАС СЗО от 11.10.2004 № А56-6325/04).

Получается, что для того, чтобы оградить себя от наиболее явных проблем, весьма желательно хоть какой-то порядок нумерации зафиксировать в учетной политике.

Удобный для вас способ нумерации счетов-фактур очень желательно закрепить в учетной политике. Вот вам примеры.

Надо отдельную нумерацию на авансовые счета – фактуры? Пишем:

Нумерация счетов-фактур на сумму полученных авансовых платежей ведется с буквенным обозначением А в начале номера и отдельно от нумерации счетов-фактур, связанных с реализацией товаров (работ, услуг)

Если ошибки связаны с плохой координацией подразделений или менеджеров, то стоит прописать префикс перед началом номера. В учетной политике запись может выглядеть так:

Выставленные счета-счета фактуры нумеруются следующим образом. Счета-фактуры нумеруются сплошным порядком отдельно по менеджерам с присвоением префиксов состоящим из двух первых букв фамилии менеджера по продажам. Например, Ив-000015.

Если сбой в нумерации связан с просьбами клиентов и поздним сообщением компании-агента, то выставленные счета можно нумеровать по каждому дню отдельно. В учетной политике такой способ нумерации можно прописать так:

Выставляемые счета-фактуры нумеруются следующим образом:

Месяц /день /номер по порядку.

08/05/2 , что означает «счет-фактура №2, выписанная 5 августа текущего года».

Что делать, если нумерация уже сбилась?

Если это произошло в другой день, то мы можем присвоить ранее использованный номер.

Присвоение одного и того же номера счетам-фактурам, выписанным в разные дни не является нарушением статься 169 НК РФ и не может являться основанием для снятия «входного» НДС: (Постановление ФАС МО от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08, ФАС УО от 13.05.2008 N Ф09-3337/08-С2, ФАС ВСО от 09.01.2008 N А19-12415/07-51-Ф02-9578/07).

Для нашего удобства мы можем поставить новый номер через дробь или дефис. Однако вопросов проверяющих органов будет не избежать.

ВНИМАНИЕ: Порядковый номер счета-фактуры является обязательным. Если вы приняли счет-фактуру без номера или в ней вместо номера указано «б/н», то готовьтесь к серьезным спорам с налоговой. Вычет вам скорее всего не дадут в соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ, а арбитражная практика есть как на стороне налоговиков: (Постановление ФАС СЗО от 19.10.2006 № А26-8847/2005-217), так и налогоплательщика: (Постановление ФАС ЦО № А14-17275-2006618/25).

СОВЕТ: резервируйте номера счетов-фактур и выбирайте по необходимости. На вопрос налоговых органов, почему пропущен номер, можно смело отвечать, что счет-фактура была выписана ошибочно.

В последнее время судами все чаще высказывается точка зрения, что даже прямое нарушение в оформлении счета-фактуры, при наличии других подтверждающих документов и наличии возможности определить необходимые для налогового контроля сведения из других документов, не является поводом для отказа в вычете НДС.

Проще говоря: если сделка реальная и у вас есть другие документы по ней, кроме счета-фактуры, то скорее всего вам удастся в суде доказать вычет НДС. Примеры имеются: (Постановление ФАС МО от 20.04.2009 N КА-А41/2916-09, ФАС УО от 19.02.2008 № Ф809-493/08-С2, Определение Конституционного суда РФ от 15.02.2005 № 93-О) и другие.