Порядок проведение проверки и оформление её

Порядок проведение проверки и оформление её

Как проходит служебная проверка сотрудников

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Служебная проверка – мероприятие особого рода, которое должно восстановить порядок и дисциплину на предприятии.

Что представляет собой служебная проверка?

Служебная проверка – расследование, в ходе которого устанавливается виновность сотрудника, а также обстоятельства произошедшего. Как правило, она проводится в рамках государственной службы. Однако расследование может выполняться и в коммерческих компаниях. В этом случае требуется утвердить соответствующие локальные акты. Обычно проверка осуществляется в крупных организациях.

ВАЖНО! Несмотря на то что в законе не изложен порядок служебного расследования в коммерческих структурах, мероприятие важно проводить правильно. Все этапы проверки оформляются документально. В ходе должны быть найдены твердые доказательства виновности сотрудника. Если основные правила не выполняются, трудящийся, в отношении которого было инициировано расследование, может обратиться в трудовую инспекцию.

Законодательное обоснование

В законе закреплено лишь понятие проверки, применяемое по отношению к государственным служащим. Все нюансы расследования содержатся в ФЗ №79 от 26 июня 2017 года. Относительно проверок в органах МВД РФ актуален приказ МВД от 26 марта 2013 года №161. Все остальные особенности и обстоятельства проверки можно найти в тех или иных статьях ТК РФ.

В каких случаях проводится проверка?

Расследование должно быть обусловлено конкретной причиной. Как правило, это следующие обстоятельства:

  • Работником допущен проступок, признаки которого изложены в статьях 192-193, 195 ТК РФ. Рациональность проведения расследования в этом случае обусловлена тяжестью последствий проступка. К примеру, проверка в обязательном порядке осуществляется при угрозе увольнения сотрудника. Она актуальна при прогулах работника, мелком и крупном хищении, разглашении тайны.
  • Трудящийся привлекается к материальной ответственности. Основания для привлечения, а также порядок взыскания средств изложены в статьях 232-233, 238-250 ТК РФ. Если работник привлечен к ответственности на основании результатов проведенной инвентаризации, дополнительно проводить расследование не нужно. Оно заменяется проверкой соответствующей комиссией.
  • Работник совершил деяние, которое может повлечь за собой увольнение. Перечень таких деяний изложен в статье 81 ТК РФ. К примеру, это необоснованное решение управленца, повлекшее за собой материальный ущерб для компании.
  • Были нарушены правила оформления трудового договора, которые зафиксированы в статье 84 ТК РФ. К примеру, это несовместимость обязанностей работника с имеющимися у него медицинскими противопоказаниями.
  • Обстоятельства, при наличии которых служебное расследование оговорено в нормативных актах. К примеру, это несчастные случаи во время выполнения сотрудником своей работы.

К СВЕДЕНИЮ! Как правило, служебная проверка осуществляется по факту совершения работником дисциплинарного проступка.

ВАЖНО! Если расследование осуществляется в коммерческой компании, основания для его проведения нужно изложить в соответствующих локальных актах.

Базовые задачи расследования

Рассмотрим основные задачи проведения проверки в компании:

  • Установление факта совершения виновного действия, на основании которого вынесено дисциплинарное взыскание.
  • Выявление времени и обстоятельств произошедшего, анализ последствий, определение размера имеющегося ущерба.
  • Поиск работника, который совершил дисциплинарный проступок.
  • Определение виновности лица.
  • Анализ мотивов совершения проступка, дополнительных обстоятельств.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителю компании рекомендуется утвердить рекомендации по проведению профилактических мероприятий, нужных для устранения причин, повлекших за собой дисциплинарный проступок.

Порядок осуществления служебной проверки

ВАЖНО! Рекомендации по алгоритму проведения служебной проверки от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Как правило, сначала поступают сведения о противоправном деянии. Затем руководитель утверждает решение о начале служебной проверки. Рекомендуется выполнять ее в течение 3 дней после обнаружения проступка. Проверка должна быть закончена не позже 20 суток с даты ее начала.

Расследование осуществляется или специально назначенным для этого работником, или комиссией. Оно проводится на основании приказа или другого распорядительного документа, в котором нужно обязательно указать ряд сведений:

  • Причину осуществления расследования.
  • Участников, входящих в комиссию, а также ее председателя.
  • Полномочия комиссии.
  • Сроки, отведенные на проверку.
  • Сроки направления руководителю документов о результатах расследования.

Как правило, участники комиссии – это сотрудники подразделения кадров, представители подразделений безопасности, финансов. За работу комиссии отвечает председатель.

Для участия в комиссии не стоит привлекать виновное лицо, его родственников или подчиненных. Это может привести к необъективным результатам расследования.

ВНИМАНИЕ! Приказ о начале служебного расследования должен быть подписан всеми участниками комиссии, а также лицом, факт виновности которого устанавливается.

Права и обязанности участников комиссии

У участников комиссии есть следующие права:

  • Вызов сотрудников к себе и получение от них объяснений в письменной форме.
  • Просмотр документов, которые относятся к делу.
  • Истребование необходимых документов.
  • Получение консультаций специалистов.

У участников комиссии также есть обязанности:

  • Осуществление мер по выяснению всех обстоятельств дела.
  • Рассмотрение заявлений, которые относятся к произошедшему.
  • Обеспечение конфиденциальности.
  • Составление акта о результатах проведенного расследования.
  • Документальное оформление всех этапов проверки.

Все права и обязанности участников обусловлены необходимостью быстро и эффективно провести проверку.

Права предположительно виновного лица

Лицо, в отношении которого выполняется служебное расследование, также наделено рядом прав:

  • Изложение в письменном виде своей точки зрения на проступок.
  • Требование приобщения к материалам дела документов, подтверждающих позицию сотрудника.
  • Подача заявления об исключении из состава комиссии определенного участника с обоснованием этой просьбы.
  • Ознакомление с собранными по делу материалами.

Сотрудник имеет право защищать свою позицию, приводить аргументы в свою пользу.

ВАЖНО! Виновное лицо может отказаться от подачи объяснений в письменной форме. В этом случае составляется акт, в котором указывается отказ сотрудника от объяснений.

Заключительная часть служебной проверки

В завершении проверки требуется составить акт с изложением результатов расследования. В частности, в документе указывается следующая информация:

  • Участники комиссии и ее председатель.
  • Сведения о противоправном деянии.
  • Данные о предположительно виновном лице.
  • Причины произошедшего.
  • Информация о мере ответственности сотрудника за произошедшее.

К этому заключению прилагается ряд документов. Это может быть приказ о проведении расследования, характеристика на сотрудника, объяснения касательно произошедшего, прочие бумаги.

С 1 июля 2021 года проверки будут проходить по новому закону.

В рамках масштабной реформы сферы контрольно-надзорной деятельности принят Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации», устанавливающий новый порядок организации и осуществления государственного и муниципального контроля (далее – Закон № 248-ФЗ).

Под государственным и муниципальным контролем (надзором) в Законе № 248-ФЗ понимается деятельность контрольных (надзорных) органов, целью которой является предупреждение, выявление и пресечение нарушений обязательных требований. Достигается это за счет профилактики нарушений, оценки соблюдения гражданами и организациями обязательных требований, выявления нарушений, их пресечения и устранения последствий допущенных нарушений.

Закон № 148-ФЗ разграничивает полномочия органов государственной власти РФ, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления в сфере государственного и муниципального контроля (надзора). Кроме того, закон определяет права и обязанности контролеров и лиц, в отношении которых проводятся проверки. Цель закона – устранение недостатков действующих норм, регулирующих сферу проверок, а также снижение количества проверок бизнеса в качестве наиболее затратного способа контроля.

Все действия контролирующих органов по проведению контрольно-надзорных мероприятий будут отражаться в информационной системе.

Риск-ориентированный подход при проведении контрольно-надзорных мероприятий будет применяться значительно шире, чем сегодня. Он предполагает, что выбор профилактических и контрольных мероприятий, их содержание, объем, интенсивность и другие параметры зависят от оценки рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, если контролируемое лицо нарушит обязательные требования. Соответственно, чем выше такой риск, тем чаще и тщательнее будут проверять.

Закон № 248-ФЗ предусматривает новые способы контроля:

  • выездное обследование (визуальное обследование по месту нахождения (ведения деятельности) организации, гражданина, объекта контроля путем осмотра общедоступных производственных объектов без уведомления контролируемого лица);
  • мониторинговую закупку (закупка товара или заказ работ/услуг для направления на испытание, экспертизу, исследование для проверки соответствия требованиям к безопасности и (или) качеству);
  • выборочный контроль (отбор образцов продукции (товаров) по месту их хранения и (или) реализации с целью подтверждения их соответствия обязательным требованиям к безопасности и (или) качеству);
  • инспекционный визит (визит должностного лица контролирующего органа по месту нахождения (осуществления деятельности) контролируемого лица, в ходе которого осуществляется осмотр, опрос, получение объяснений, инструментальное обследование и истребование документов).
Предусмотрены новые виды профилактических мероприятий:
— меры стимулирования добросоветности;
— самообследование;
— профилактический визит.
Вступление в силу и переходные положения.

Закон № 248-ФЗ вступает в силу с 1 июля 2021 года (за исключением некоторых положений). Положения о видах регионального государственного контроля (надзора) и видах муниципального контроля на основе этого закона должны быть приняты не позднее 1 января 2022 года. До их утверждения будут применяться соответствующие положения, принятые по правилам, утвержденным Законом № 294-ФЗ.

Плановые проверки, проведение которых было запланировано на 2021 год, будут проводиться по плану, утвержденному в соответствии с Законом № 294-ФЗ. Организация, проведение и оформление результатов проверок, не завершенных на 1 июля 2021 года, будут осуществляться по правилам, действовавшим на дату начала этих проверок.

С 1 июля 2021 года вступает в силу Приказ Министерства экономического развития РФ от 31 марта 2021 г. N 151 «О типовых формах документов, используемых контрольным (надзорным) органом», которым утверждены Типовые формы решений о проведении контрольных (надзорных) мероприятий, актов контрольных (надзорных) мероприятий.

11 июня 2021 года принят Федеральный закон № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с принятием Федерального закона «О государственном контроле (надзоре и муниципальном контроле в Российской Федерации)».

Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:

-после перемещения дел в другое помещение;

-после чрезвычайных происшествий;

-при смене лица, ответственного за архив;

-при реорганизации и ликвидации предприятия;

Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.

Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:

-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

-выявление и устранение недостатков в учете документов;

-выявление дел, не внесенных в опись;

-выявление несоответствия порядка расположения дел;

-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;

Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:

  1. 1.Выверка комплекта учетной документации.

Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.

До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:

-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;

-обозначенные пропущенные номера в описи;

-наличие итоговой записи.

По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.

О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.

2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.

При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:

-название организации и структурного подразделения на обложке дела;

-порядковый № дела в описи и шифр на деле;

-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;

-заголовок дела в описи и на деле;

-крайние даты в описи и на деле;

-количество листов в описи и на деле;

-физическое состояние дела.

Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.

При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.

Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).

При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.

Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.

Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.

В ходе проверки необходимо:

-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;

-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;

-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;

-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.

3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).

Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:

пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);

пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;

пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;

пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;

пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;

пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;

пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:

подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;

подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;

подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;

пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.

Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.

При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.

После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.

4. Организация розыска дел.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя

проводится розыск необнаруженных дел.

1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:

-изучить учетные документы;

-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;

-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;

-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;

-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;

-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;

-проверить все дела временного срока хранения;

2). Организовать розыск дел в других организациях:

-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;

-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;

Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.

5. Оформление итогов розыска дел.

В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:

-дела могут быть найдены;

-отсутствие дел может быть подтверждено документально;

-дела могут быть не найдены.

Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.

Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.

Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.

Порядок проведение проверки и оформление её

Общие требования к проведению контрольных (надзорных) мероприятий содержит ст. 65 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ».

Согласно ей, контрольные (надзорные) мероприятия могут быть плановыми и внеплановыми. Их проводят только путем совершения инспектором и привлекаемыми им лицами следующих контрольных (надзорных) действий:

  • осмотр;
  • досмотр;
  • опрос;
  • получение письменных объяснений;
  • истребование документов;
  • отбор проб (образцов);
  • инструментальное обследование;
  • испытание;
  • экспертиза;
  • эксперимент.

Это исчерпывающий перечень из 10 допустимых действий. Исключение составляют наблюдение за соблюдением обязательных требований и выездное обследование, так как это мероприятия без взаимодействия с контролируемым лицом.

Положение о виде контроля устанавливает конкретный перечень совершаемых действий, допустимых в рамках каждого контрольного мероприятия из числа предусмотренных Законом № 248-ФЗ для того же вида мероприятия.

Учёт внутренних условий

Проведение контрольных (надзорных) действий должно учитывать:

  • внутренние правила и/или установления контролируемых лиц;
  • режим работы объекта контроля.

Но эти моменты учитывают только в случае, если они не создают непреодолимого препятствия для проведения контрольных мероприятий.

Лимит контакта с проверяющими

Срок непосредственного личного взаимодействия инспектора и контролируемого лица не может превышать 1 рабочий день в рамках проведения внеплановых:

  • контрольной закупки;
  • мониторинговой закупки;
  • выборочного контроля.

Документальное оформление

Совершение контрольных (надзорных) действий и их результаты отражают в документах (протокол, акт, заключение), которые составляют инспектор и лица, привлекаемые им.

Фиксация доказательств

В случаях, установленных положением о виде контроля, для фиксации доказательств нарушений обязательных требований инспекторы и привлекаемые ими лица могут использовать:

  • фотосъемку;
  • аудио- и видеозапись;
  • иные способы фиксации доказательств.

Порядок применения соответствующих гаджетов устанавливает положение о виде контроля.

Что должны предъявить проверяющие

При проведении контрольного (надзорного) мероприятия, предусматривающего взаимодействие с контролируемым лицом (его представителем) в месте ведения последним деятельности контролируемого лица, инспектор, в том числе руководитель группы инспекторов, должен предъявить:

  1. Служебное удостоверение.
  2. Решение о проведении контрольного (надзорного) мероприятия – копию на бумаге с печатью или электронное с квалифицированной подписью.
  3. Сообщает учетный номер контрольного мероприятия в Едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий.

Также по требованию контролируемого лица инспектор обязан предоставить информацию о привлекаемых для проведения контрольного (надзорного) мероприятия экспертах, экспертных организациях и иных лицах. Цель – подтверждение их полномочий.

Если проверка затруднена

Иногда проведение контрольного (надзорного) мероприятия может оказаться невозможным. Это следующие случаи (ч. 10 ст. 65 Закона № 248-ФЗ):

  • отсутствие контролируемого лица по месту нахождения (ведения деятельности),
  • фактическое отсутствие деятельности;
  • иные действия (бездействие) контролируемого лица, повлекшие невозможность проведения или завершения контрольного (надзорного) мероприятия.

Об этом инспектор составляет акт с указанием причин и информирует контролируемое лицо о невозможности проведения контрольного мероприятия.

Это даёт инспектору право совершить контрольные (надзорные) действия в любое время до завершения проведения контрольного мероприятия, предусматривающего взаимодействие с контролируемым лицом. Причём в этой ситуации орган контроля (надзора) может принять решение о проведении такого же мероприятия без предварительного уведомления контролируемого лица и без согласования с прокуратурой (ч. 11 ст. 65 Закона № 248-ФЗ).

Читайте также  Календарь Башкортостана 2022 Производственный

Приостановление контроля: срок

Срок проведения контрольного (надзорного) мероприятия, установленный Законом № 248-ФЗ, может быть приостановлен.

Такое право есть у уполномоченного должностного лица контрольного органа на основании мотивированного представления инспектора. Условие – если срок экспертиз или испытаний превышает срок проведения контрольного (надзорного) мероприятия.

Приостановка проверки происходит ровно на срок осуществления экспертиз или испытаний. А его в свою очередь определяют соответствующие правовые акты.

Кого должны привлечь к проверке

Контрольный орган привлекает к участию в контрольном (надзорном) мероприятии по соответствующему виду контроля следующие структуры:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector