Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ об утверждении должностных инструкций

Должностные инструкции разрабатываются на каждую существующую в организации должность. Разработкой документа занимается, как правило, руководитель соответствующей службы или назначенное приказом директора ответственное лицо. Об особенностях составления приказов о назначении ответственных лиц подробно рассказано в отдельном материале нашего сайта.

Должностную инструкцию на самого руководителя разрабатывает также либо назначенное директором предприятия лицо, либо вышестоящее по иерархии лицо, например, директор по административной работе — на начальника отдела кадров и т.п. Инструкция в обязательном порядке подлежит согласованию:

  • с юридическим отделом (юрисконсультом) на предмет соответствия законодательству РФ;
  • с профсоюзным органом предприятия. Отметка о согласовании инструкции проставляется с указанием даты и номера протокола заседания профсоюзного органа, на котором рассматривались инструкции. Должностные инструкции, ухудшающие положение работника в сравнении с условиями, оговоренными Коллективным договором или индивидуальным трудовым договором, утверждению не подлежат;
  • с отделом документационного обеспечения управления на предмет соответствия требованиям Инструкции по делопроизводству или установленной иным документом форме должностной инструкции, используемой в организации.

Если подразделение находится в структуре подчиненности вышестоящего руководителя, требуется и его согласование. Например, отдел кадров может находиться в структуре управления персоналом. В этом случае согласовывать документ будет еще и начальник управления.

Отметки о согласовании инструкции делаются на специальном листе согласования (в том числе, и если инструкция согласовывается в электронной форме). После согласования и, в случае необходимости, внесения изменений, инструкция передается на утверждение.

Составление приказа

Приказ об утверждении должностных инструкций относится к приказам по основной деятельности и оформляется в соответствии с принятыми в организации требованиями. На нашем сайте имеется образец приказа, которым можно пользоваться для собственных нужд.

Приказом могут утверждаться сразу несколько инструкций, например, на все подразделение или для всего административно-управленческого персонала. В приказе должны содержаться следующие обязательные структурные элементы:

  1. «шапка». Если приказ оформляется на бланке организации, в него уже будут интегрированы основные реквизиты организации. Если бланк не используется, то потребуется указать название организации, юридический адрес, ИНН/КПП для юрлиц;
  2. преамбула. В ней указываются ссылки на статьи ТК РФ, ведомственные, отраслевые стандарты и нормативы, на основании которых разработаны инструкции;
  3. слово «приказываю», расположенное по центру под преамбулой;
  4. текст приказа, начинающийся с фразы «Утвердить и ввести в действие с момента подписания настоящего приказа (или иной даты) прилагаемые должностные инструкции». Потребуется перечислить все инструкции;
  5. указание на лиц, ответственных за ознакомление работников с новыми должностными инструкциями. Как правило, это работник отдела кадров (ознакомление вновь принятых сотрудников) и руководитель соответствующего подразделения (ознакомление в процессе работы);
  6. указание на лицо, ответственное за исполнение приказа;
  7. должность, подпись и расшифровку подписи лица, утвердившего инструкции.

Если новая должностная инструкция утверждается взамен старой, потребуется оговорить отмену старой инструкции: «С момента подписания настоящего приказа (даты введения в действие новой инструкции) должностная инструкция от ______ года №____ считается утратившей силу».

Ознакомление

Ознакомить работников с инструкцией можно разными способами. Вновь принятые работники ознакомляются в журнале ознакомления с инструкциями или в приложении к трудовому договору. Если же требуется ознакомить уже работающих сотрудников, можно оформить:

  • лист ознакомления с инструкцией;
  • или журнал ознакомления с инструкциями.

Работники должны проставить подпись и дату ознакомления с инструкцией.

Приказы об утверждении инструкций подшиваются к делу приказов по основной деятельности и хранятся в отделе документационного обеспечения (канцелярии).

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2021 году

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

Действительно, лет 10 назад

считалось, что сначала необходимо утвердить Инструкцию по делопроизводству (первый пункт соответствующего приказа), а потом в том же приказе перечислить мероприятия по ее введению в действие с указанием сроков и ответственных за исполнение. А иногда в подобном приказе Инструкция по делопроизводству утверждалась одновременно с утверждением плана мероприятий по ее внедрению.

Например, в приказе фиксировались следующие действия:

  • утвердить Инструкцию по делопроизводству (подобная формулировка приказа фактически означает, что Инструкция считается утвержденной с даты приказа);
  • организовать ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной Инструкцией (эту работу должна была выполнять служба делопроизводства);
  • обеспечить методическую помощь структурным подразделениям в процессе внедрения Инструкции по делопроизводству (обычно назначался ответственным руководитель службы делопроизводства);
  • организовать обучение сотрудников правилам составления и оформления документов, контроля исполнения и формирования дел в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции (служба делопроизводства и отдел кадров назначались ответственными);
  • изготовить бланки и штампы, необходимые для составления документов и ведения делопроизводства в соответствии с утвержденными требованиями (ответственные – служба делопроизводства и хозяйственный отдел);
  • обеспечить настройки соответствующего программного обеспечения (шаблонов и классификаторов в СЭД) для работы с документами (ответственный – ИТ-отдел);
  • ознакомить сотрудников организации с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству под подпись (этим занимались отдел кадров и служба делопроизводства).

И такой порядок означал, что с момента своего утверждения

Инструкция по делопроизводству фактически
не вступала в силу, не начинала применяться
. Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т.п.

В настоящее время все функции службы делопроизводства должны планироваться

(по месячным, квартальным и годовым планам)
и согласовываться с планами иных подразделений
. Разработку новой Инструкции по делопроизводству или внесение изменений в действующую служба делопроизводства осуществляет
в рамках закрепленных за ней функций
и в плановом порядке. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются. Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства:

  • проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа. В должностные инструкции ответственных в подразделениях могут вноситься изменения в части обязанностей, прав и ответственности по отношению к требованиям Инструкции по делопроизводству. С новыми версиями должностных инструкций сотрудники знакомятся под подпись после утверждения и введения в действие Инструкции по делопроизводству (день в день или через 1-2 дня);
  • обучение руководителей структурных подразделений, которые отвечают за документальные и архивные фонды своих подразделений и должны передавать дела и документы возглавляемых ими подразделений по акту приема-передачи в случае своего увольнения или долговременного отсутствия (более 30 дней). Руководителей обучают применению простых и усиленных квалифицированных электронных подписей, процедурам согласования в информационной системе и т.п. В их должностные инструкции / положения о должности вносятся соответствующие пункты, с которыми руководителей тоже знакомят под подпись.

Таким образом, для введения в действие новой Инструкции по делопроизводству (или соответствующего ей комплекса конкретных регламентов, правил, порядков и т.п. локальных нормативных актов) заранее осуществляются все необходимые мероприятия:

  • готовятся бланки, штампы, электронные шаблоны, настраиваются программно-аппаратное обеспечение и права доступа в информационных системах;
  • проводится обучение сотрудников работе по новым правилам;
  • вносятся необходимые изменения в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.

И в этом случае приказ (по основной деятельности с постоянным сроком хранения) фактически будет распорядительным документом, в котором утверждается

Инструкция по делопроизводству, и
с даты, установленной приказом, она реально вступит в силу, т.е. будет фактически действующим документом
. Кроме того, в подобном приказе рекомендуется отразить уровни управленческого контроля за соблюдением ее требований (см. пункт 4 приказа из Примера 1).

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

В каких случаях должностная инструкция обязательна?

Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:
– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);

– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);

– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);

– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Приказ об утверждении должностной инструкции — образец

prikaz_ob_utverzhdenii_dolzhnostnoy_instrukcii_-_obrazec.jpg

Похожие публикации

Должностная инструкция в организации выполняет несколько функций – формулирует требования к квалификации лица, занимающего соответствующую должность, содержит перечень его должностных обязанностей, устанавливает пределы ответственности работника. Чтобы наделить документ юридической силой нужно издать приказ об утверждении должностной инструкции по предприятию.

Приказ об утверждении должностных инструкций (Россия)

Приказ об утверждении должностной инструкции (далее – ДИ), как и сама инструкция, не является обязательной документацией, но они широко используются, особенно в крупных организациях. При этом применяются они как в отношении руководителей и специалистов, так и в отношении рядовых работников. Это дает возможность работодателю оградить себя от беспочвенных претензий со стороны персонала, а самих работников – от возложения на них функций, которые в их обязанности не входят.

Иногда в ДИ приходится вносить корректировки, это может зависеть от ситуации в компании и ее потребностей. В этом случае также необходимо издавать приказ, который утвердит и внесет изменения.

Формированием ДИ на предприятии, как правило, занимаются руководители подразделений. Готовый документ проверяется и редактируется юристом предприятия или сторонним юрисконсультом. Такая проверка необходима, чтобы исключить возможные нарушения гражданского и трудового законодательства РФ.

Как мы говорили выше, приказ об утверждении новой должностной инструкции издавать не обязательно. Зачастую для утверждения ДИ бывает достаточно ее просто завизировать подписью руководителя организации. Но в случаях, когда предприятие достаточно крупное с соответствующим документооборотом, руководителю бывает проще утвердить инструкции одним приказом, чем подписывать большое количество документов.

Издание приказа должно быть обосновано. В тексте приказа, как основание, можно указать подобную формулировку: «Для эффективной организации трудового процесса и с целью соблюдения трудовой дисциплины приказываю…».

Составить приказ, в отличие от самой должностной инструкции, может любое уполномоченное лицо компании:

  • юрисконсульт;
  • работник отдела кадров;
  • делопроизводитель;
  • секретарь руководителя и т.д.

Основное требование к должностному лицу – четкое знание требований, предъявляемых к оформлению таких документов.

Приказ об утверждении должностной инструкции: образец

Четких требований к приказам, вводящим в действие ДИ, законом не предусмотрено. Поэтому при его издании стоит руководствоваться общими правилами для таких документов. Некоторые данные в нем нужно указать в обязательном порядке:

  • номер документа;
  • дату и место его издания;
  • название компании;
  • полный список инструкций, которые утверждает приказ.

В приказе необходимо указать должностное лицо, ответственное за его исполнение. Документ должен быть подписан этим лицом и руководителем организации. Его можно написать от руки или напечатать на принтере.

После подписания документа руководителем с новыми инструкциями знакомят всех сотрудников, которых они касаются, под роспись.

prikaz_ob_utverzhdenii_dolzhnostnoy_instrukcii.jpg

Приказ об утверждении должностных инструкций 2021 года: внесение изменений

Должностная инструкция – это внутренний документ организации, который содержит перечень должностных обязанностей сотрудника в соответствии с особенностями организационных процессов, специфики работы компании и квалификацией сотрудника.

Если в организации возникла необходимость внести изменения в уже действующие должностные инструкции сотрудников в связи с изменением организационных или технологических условий труда, их необходимо уведомить за два месяца до вступления планируемых изменений в силу (ст. 74 Трудового кодекса РФ). Соблюдение сроков – обязательное условие независимо от того каким образом оформлена должностная инструкция – в виде отдельного документа или в качестве приложения к трудовому договору.

Когда инструкция издана как отдельный документ, оформление вносимых изменений будет зависеть от их вида. Если изменения не затрагивают трудовые функции сотрудника, их можно указать в отдельном приказе. В нем должны быть указаны все пункты инструкции, куда были внесены корректировки.

Если же должностная инструкция была оформлена приложением к трудовому договору работника и затрагивает трудовые функции, то изменения в нее вносятся путем заключения дополнительного соглашения к договору, подписываемого работником и работодателем.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Что такое приказ об утверждении должностной инструкции и как его правильно составить?

Без механизма документального оформления должностных инструкций последние не имели бы юридической силы. В этом вопросе незаменимым помощником становится отдельный приказ. Но с правилами его оформления и составления до сих пор знаком далеко не каждый руководитель.

Что это за документ и для чего он нужен?

В теории, большинству фирм-работодателей должностные инструкции вообще не нужны. Но благодаря таким документам управление человеческими ресурсами становится более эффективным.

Ведь именно должностные инструкции помогают в письменной форме закреплять обязанности и ответственность с правами работников, в соответствии с должностями, которые они занимают.

Сотрудник официально заявляет, что согласен с содержанием инструкции, когда ставит на ней свою подпись.

Приказ об утверждении должностных инструкций необходим, чтобы последние обрели юридическую силу.

Как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении? Подробная инструкция есть по ссылке.

Трудовая инспекция или суд могут признать документы недействительными, если они выпущены и опубликованы без сопровождающего приказа. Из-за этого появляется множество рисков для предприятии.

Цели должностных инструкций.

Цели должностных инструкций.

Кто несёт ответственность за составление приказа?

На большинстве предприятий этим занимаются представители кадровой службы. Но в силу документ вступает только после того, как будет утверждён руководителем.

Руководство же отвечает за введение и использование должностных инструкций на практике.

Обязательное требование – регистрация в специальном журнале учёта приказов, связанных с основной деятельностью. В этом документе необходимо указать номер приказа и дату, когда он был составлен.

Допускается ознакомление сотрудников с этим документом в момент, когда их только принимают на работу.

Что такое журнал регистрации входящих документов и для чего он нужен – смотрите в данной публикации.

Образец и общая структура документа

На законодательном уровне какой-либо универсальной формы для такого приказа не установлено. Есть лишь несколько блоков, которые допустимо включать в состав:

  • Текстовый с резолютивными формулировками. Здесь руководитель сообщает о своих приказах.
  • Текстовый с мотивами. Здесь описывается, почему вводят то или иное правило на предприятии.
  • Блок с наименованием документа.

Как составить приказ о назначении генерального директора? Кто должен этим заниматься? Порядок написания документа и примеры вы найдёте в этом материале.

Руководитель фирмы в обязательном порядке ставит свою подпись на этой бумаге.

Свои подписи ставят и сотрудники, которые отвечают за учёт, корректировку и разработку должностных инструкций, осуществление других необходимых действий в связи с этим документом.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций можно скачать здесь.

Резолютивная часть посвящена перечню должностей, для которых и требуется утверждение инструкции.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций.

Должностные инструкции в новой редакции

Любая должностная инструкция относится к локальным нормативным актам на предприятии.

Локальные нормативные акты, в любых версиях, утверждаются всего двумя основными способами:

  • Приказом или специально издаваемым документом.
  • Должностным лицом, руководителем.

Во втором случае действия будут такими. Гриф утверждения проставляется на самом нормативном акте. Это делается только на правой стороне, на поле, которое находится вверху.

Сам гриф состоит из одного слова «Утверждаю», только кавычки отсутствуют. Обязательно наличие должности лица, отвечающего за утверждение. Ставится подпись с датой и инициалами, фамилией.

Если документы утверждаются таким грифом, потом отдельные приказы издавать не нужно.

При наличии приказа об утверждении должностных инструкций

Работодатель самостоятельно определяет форму самого приказа. В таком документе обязательно отразить:

  • Фамилии с должностями лиц, которые обязаны соблюдать инструкции.
  • Указание об ознакомлении со сроками, за которые это надо сделать.
  • Дату, когда локальный акт был введён в действие.

В каких случаях необходимо составить акт об уничтожении документов? Образец акта и правила его использования смотрите по ссылке.

Внесение изменений в должностные документы

Чаще всего должностные инструкции подвергаются изменениям, когда корректировки вносятся в объём должностных обязанностей. Либо если другими надо сделать технологические, организационные условия труда на предприятиях.

Порядок внесения изменений в должностные инструкции не установлен точно на законодательном уровне.

Это значит, что у каждой организации есть право на самостоятельную разработку порядка данной процедуры. Сам порядок закрепляется в одном из локальных документов. Главное – учитывать пару факторов при внесении изменений.

Характер. Затрагивают ли изменения основные, важные моменты в индивидуальном или коллективном трудовом договоре?

Создание дополнительного соглашения будет оптимальным решением, если сами инструкции – приложение к основному трудовому договору.

Или можно создать новую редакцию инструкций, если последние оформлены отдельным документом, а сами изменения не касаются основных положений договора.

Как происходит инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности? Подробную информацию вы найдёте в этой публикации.

Руководители кадровой службы должны обязательно оценить, насколько целесообразно введение инструкций и новых положений к ним. На следующем этапе руководству высказывают мнение, каждый из сотрудников.

При необходимости, организуется совместная доработка документа. Если уволены лица, подписавшие и утвердившие документ, менять реквизиты не требуется. Ведь инструкции действуют на протяжении долгого времени.

В приказе по должностным инструкциям заполнение реквизитов происходит также, как и в других приказах, обычных.

Образец приказа об изменении должностной инструкции.

Образец приказа об изменении должностной инструкции.

О новых редакциях приказов по должностным инструкциям

Обычно в инструкции вносятся изменения, когда меняются и основные рабочие обязанности. Тогда составляют сразу несколько приказов. Один – о том, что отменяется старая версия. Другой – о закреплении на практике новой редакции.

С новой редакцией каждый работник знакомится под личную подпись.

В приказе обязательно надо писать личную информацию руководителя и наименование организации.

В остальном приказы состоят из тех же частей, что и обычные документы, об этом уже писалось выше.

Какой должна быть эффективная должностная инструкция вы узнаете из этого видео:

Читайте также  Можно ли работать в охране ранее судимым гражданам
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector