Пример 1. Образец заполнения бланка листа-заверителя

Пример 1. Образец заполнения бланка листа-заверителя

Описи

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  • Титульный лист.
  • Наименование описи.
  • Оглавление.
  • Предисловие.
  • Опись.
  • Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  • Указатели.
  • Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  • Библиография.
  • Перечень используемых терминов.
  • Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  • Наименование компании, ее адрес.
  • Исходящий номер.
  • Заголовок.
  • Список документом, указание номера каждого из них.
  • Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

  • Номер личного дела.
  • Название.
  • Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  • ФИО получателя или наименование фирмы.
  • Стоимость.
  • Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  • Закончился срок хранения.
  • Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Как оформить лист-заверитель дела — образец заполнения для скачивания

Лист-заверитель является учетным документом и содержит информацию о деле, к которому он относится. В статье представлен образец заполнения данного бланка в качестве примера.

Правильным образом составленные документы позволяют поддерживать порядок в кадровых бумагах, а также избежать проблем и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Что такое лист-заверитель дела

Представляет собой документ, содержащий информацию о деле, к которому он относится. На момент его оформления дело должно быть пронумеровано и сшито. Заверительный лист составляется в момент его передачи для хранения в архив. Данный бланк имеет второе название – его часто именуют заверительной надписью дела.

Указанный документ относится к категории учетных. Объясняется это тем, что он включает в себя данные об особенностях содержания дела, а также специфике формирования документа.

В заверителе отображаются сведения об общем числе листов, фиксируются нестандартные моменты в нумерации документации, если таковые имеются.

В целом, это отдельная страница, после оформления которой специалист, несущий ответственность за данную функцию, подшивает ее к соответствующему делу.

Как оформить

Для ряда документов, представляющих собой особую важность, действующим на территории РФ законодательством установлены образцы, которыми необходимо руководствоваться при их оформлении. Лист-заверитель является одним из таковых.

Приказом Минкультуры РФ №526 установлено, что, процедура заполнения заверительной надписи считается составной частью процедуры оформления различных дел. По этой причине был разработан образец бланка листа-заявителя. Для того чтобы его найти, достаточно ознакомиться с Приложением 8 правил архивного дела — скачать его пустой бланк и образец заполнения можно в статье ниже в формате ворд.

При необходимости на предприятии может использоваться собственный вариант оформления заверительной надписи дела. Использование унифицированного образца не является строгим обязательным правилом.

Среди реквизитов листа-заверителя должна присутствовать информация стандартного характера:

  • наименование документа;
  • инициалы и должность лица, оформляющего бумагу;
  • личная подпись ответственного с расшифровкой;
  • дата создания.

В самом листе должны присутствовать следующие данные о личном деле гражданина:

  • номер дела;
  • общее итоговое число листов – указывается в цифровом и письменном выражении;
  • пропущенные номера;
  • литерные номера. Под таковыми номерами подразумевают цифры с дополнительным буквенным обозначением, к примеру, 1а (при наличии таковых). Внутренняя опись в подсчете не участвует;
  • количество листов внутренней описи;
  • характеристика физического состояния дела, в том числе особенности его оформления и ведения.

Если в деле присутствуют так называемые «особенные» листы, факт их наличия отражается в листе-заверителе. Страницами с особенностями могут считаться следующие:

  • с наклеенными фотографиями или другими изображениями;
  • имеющие нестандартные формат;
  • с нестандартными повреждениями – к примеру, порванные или плохо читаемые страницы вследствие пролитых на них жидкости.

Заверительная надпись оформляется на чистом листе формата А4. Ошибок и исправлений не допускается. Заполняется в момент, когда папку с документами готовят для передачи на хранение в архив компании.

Заверитель оформляется для всех дел без исключения. Необходимость его наличия установлена на законодательном уровне.

Согласно действующим на территории РФ нормам ведения документооборота, дело, подготавливаемое для передачи на хранение в архив организации по окончанию календарного года, обязательно должно иметь лист-заверитель.

Оформленный соответствующим образом документ прикрепляется в конец папки с документами. При этом он не должен располагаться на титульнике или обороте последней страницы.

Скачать образец заполнения

Выводы

Лист-заверитель – документация, оформляемая в процессе подготовки личного дела для передачи в архив предприятия. Для грамотного составления заверительной надписи разработаны специальные правила, использование которых является обязательным.

Представляет собой документ, в котором содержится основные данные о содержании дела и особенностях его заполнени. Отображаются сведения о количестве страниц, наличии листов с дефектами и т.д.

Занимается оформлением указанного документа, как правило, сотрудник, ответственный за ведение внутреннего документооборота – специалист отдела кадров.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

  • Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
  • Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

лист заверитель образец

Содержание документа

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

  1. Наименование документа — в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
  2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
  3. Далее указывается количество листов в описи дела;
  4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 — фотография);
  5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Пример правильного заполнения формы Р11001 для регистрации ООО в 2021 году

1. Основные требования к оформлению заявления на создание ООО

Заполняя форму Р11001 в 2021 году, следуйте этим требованиям, чтобы налоговая не отказа в регистрации компании из-за ошибок в оформлении:

  • Обязательно пронумеруйте все используемые страницы, начиная с 001.
  • В одной клетке располагайте только один символ: буква, цифра, пробел, запятая, тире и др.
  • Повторяйте сокращения из исходного документа. Перепишите все данные так же, как там, с точностью до каждого символа.
  • Если нужен пробел — оставьте пустую клетку.
  • При переносе слов на другую строку знак переноса не ставится.
  • Указывайте печатные и заглавные буквы.
  • Незаполненные поля оставьте свободными, не используйте прочерки.
  • Если заполняете форму вручную — используйте ручку с черными, синими или фиолетовыми чернилами.
  • При заполнении Р11001 на компьютере примените шрифт Courier New размером 18 pt.
  • Незаполненные листы заявления не распечатывайте и не прикладывайте.
  • При указании номера телефона для связи не используйте скобки, пробелы, прочерки. А любой российский номер, даже стационарный, пишите с +7.

2. Постраничное заполнение формы Р11001

Титульный лист (стр. 001-004)

Сначала укажите организационно-правовую форму и наименование компании. Внесите полное название. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Ручей». Затем, при наличии, сокращенное.

Если у общества есть также иностранное название, то в пункте 2 укажите код языка. Само название ООО писать не нужно, если только оно не на английском. Код этого языка — 016, на нем указывается и полное, и сокращенное (при наличии) наименование организации.

Затем вносятся место нахождения и адрес ООО. Чтобы указать местонахождение, впишите:

  • Код субъекта РФ. Для Москвы, Санкт-Петербурга, Севастополя и Байконура указывается только этот код. Заполнять ниже муниципальное образование и населенный пункт для этих субъектов не нужно.
  • Муниципальное образование. Необходимо заполнить два поля: вид (цифровое значение) и название муниципального образования.
    Если не уверены, что правильно заполните эти поля, обратитесь к онлайн-сервису! Сервис бесплатно сам определит муниципальное образование вашего общества, сформирует заявление Р11001 и все другие регистрационные документы для ООО.
  • Данные о населенном пункте. Заполните также два поля: вид и наименование населенного пункта.

Далее укажите адрес ООО в пределах его места нахождения. Вначале местонахождение компании следует указать, как рассмотрено выше. Причем в этом пункте такие данные вносятся, в том числе, и для Москвы, Санкт-Петербурга, Севастополя и Байконура. После указываются элементы:

  • Планировочной структуры (например, квартал, микрорайон, зона).
  • Улично-дорожной сети. Обычно это улица. Но могут быть и бульвар, кольцо, шоссе, тупик и др.
  • Уточнения адреса объекта: нужно вписать номер здания или сооружения (например, д. 37, стр. 3); помещение в пределах здания или сооружения (например, этаж/помещ., 18/2); помещение в пределах помещения (например, офис/ком., 70/1).

Затем, по желанию, впишите адрес электронной почты ООО. Он будет доступен публично в выписке ЕГРЮЛ. Этот адрес не тот же, что указывается на последней странице формы для направления вам от ФНС документов о создании ООО. Второй виден лишь налоговой инспекции. Адреса могут совпадать.

Уставный капитал впишите так: слева от разделительной точки укажите рубли, справа — копейки. Если сумма целая, поле для копеек оставьте пустым.

При необходимости указываются сведения и об использовании типового устава. Укажите номер такого устава, если ООО будет по нему работать. В этом случае пункт 9 не заполняется.

Если у общества несколько руководителей, и в уставе организации есть сведения о взаимодействии руководителей ООО, выберете, совместно или независимо друг от друга они будут работать.

Можно внести также информацию о наличии корпоративного договора. Так, если в ООО заключен корпоративный договор, определяющий объем правомочий учредителей, непрапорциональный размеру их долей, или содержащий ограничения и условия отчуждения долей, внесите значение 1 в соответствующее поле.

Читайте также  Комиссия банка в 1С 8.3 Бухгалтерия
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector