Реестр больничных листов: образец заполнения

Реестр больничных листов: образец заполнения

Реестр больничных листов для возмещения в фсс (образец)

С некоторых пор ФСС всё чаще требует составить реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения или шаблон оформления которого не предоставляет. Во-первых, этот документ обязателен в регионах, участвующих в пилотном проекте по автоматизации документооборота и расчётов. Во-вторых, чиновники таким образом сверяют подлинность листков нетрудоспособности.

Форма реестра больничных листов

На уровне законодательства или подзаконных актов реестр больничных листов (РБЛ) не унифицируется. В 2008 г. ФСС предложил форму в Excel, однако особо её не афишировал и не требовал единого внешнего вида. С 2011 г. Фонд внедряет пилотный проект, для которого разработал структуру xml-файла. Однако и она не включает форматирование. Главное – передать в ФСС данные, доступные для машинной обработки. В пилотном проекте бумажная форма допустима только для организаций с численностью персонала до 25 чел. Остальные должны передавать сведения в электронном виде.

Свой образец оформления РБЛ ФСС предложил в рамках бесплатной программы по его созданию. Однако Фонд не ограничивает работодателей в выборе программного обеспечения: загружать электронный реестр всё равно нужно отдельно. Встроенной функции в ПО от ФСС нет. Более широкие возможности предоставляют бухгалтерские программы, однако прямая передача реестра там тоже не реализована. Как вариант, можно создать РБЛ своими силами при наличии ИТ-отдела в организации: xml-кодировка не так сложна.

Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности

Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоёмка. Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано. При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов. В нём практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня.

В регионах, не участвующих в пилотном проекте, можно как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае нужно только по требованию Фонда. Однако некоторые отделения вводят свои инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности. При участии в пилотном проекте РБЛ обязателен. Регламентируется только техническая сторона представления данных, всё остальное – на усмотрение заполняющих.

Передача реестра больничных листов в ФСС в электронном виде

Фонд предпочитает работать с электронными версиями РБЛ, которые отправляются при помощи интернета. Те предприятия, которые ожидают возмещение ФСС, могут передавать документ лично. Хотя онлайн-отправка удобна обеим сторонам документооборота. Реестры принимаются там же, где форма 4-ФСС. На сайте не требуется регистрация, но необходима электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Учиться ей пользоваться необходимо в любом случае, поскольку к 2018-2020 гг. ФСС планирует автоматизировать большую часть документооборота по больничным листам.

Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:

По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если всё прошло успешно.

Что такое реестр больничных листов

Со 2 мая 2021 года у работодателей некоторых регионов России появилась новая обязанность, заключающаяся в подаче электронных реестров в ФСС, которые содержат сведения о больничных листках. Бухгалтеры должны хорошо разбираться в правилах заполнения данных реестров, поскольку наличие ошибок приводит к необходимости подачи исправленных документов.

Данная документация обязательна только в регионах, которые выбраны для участия в пилотном проекте, предназначенном для автоматизации документооборота. Благодаря таким реестрам обеспечивается возможность проверить подлинность любого больничного листка.

Бесплатно по России

Понятие

Они представлены новой документацией, которая заполняется страхователями или непосредственно застрахованными лицами, после чего передается представителям ФСС. Это позволяет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности. Пилотный проект по применению этой документации действует в нескольких регионах страны.

Благодаря данному проекту планируется перечисление прямых выплат, поэтому часть суммы будет перечисляться напрямую из ФСС, а остальное оплачиваться работодателем. В субъектах РФ, которые не участвуют в проекте, все средства перечисляются только руководителем фирмы, причем такая система считается «зачетной». Для этого компании передают работникам ФСС больничные листки по почте или при личном посещении организации. Исключением выступают только электронные листки.

Кому и когда надо отправлять в ФСС документ

Благодаря пилотному проекту у граждан появилась возможность получать прямые выплаты от ФСС, а не через работодателя. Такие нововведения коснулись многих видов выплат, к которым относится:

  • пособие при временной нетрудоспособности за первые три дня больничного;
  • выплата на погребение;
  • дополнительные выходные дни, предназначенные для ухода за детьми-инвалидами.

Ранее работодатели перечисляли средства работников из своих средств, после чего подавали документы представителям ФСС для получения возмещения.

Если в компании или у ИП работает больше 25 человек, то информация о больничных листках вносится в специальные электронные реестры больничных, созданные по утвержденным формам. Для работы требуется ЭЦП, а также возможность использования сервиса, предназначенного для обмена сведениями с ФСС. Если численность сотрудников не превышает 25 человек, то работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет ли пользоваться электронным реестром или бумажной документацией с описью.

Как правильно заполнять

Законодательно установлено 3 унифицированные формы реестра, которые предназначены для различных выплат. Данные бланки утверждены приказом ФСС №26 в феврале 2021 года.

По материнству или временной нетрудоспособности

Данный документ состоит из нескольких граф, каждая из которых обладает своим предназначением. Ставятся прочерки в графах, которые не относятся к конкретному случаю, по которому оформлялся больничный листок. Поэтому при заполнении документа учитываются правила:

Номер графыСодержание
2-4ФИО застрахованного лица
5Дата рождения гражданина, получающего пособие
6Адрес прописки по паспорту или иному документу
7Графа заполняется, если гражданин предпочитает получить средства по почте или иное учреждение, а если средства перечисляются на счет, то ставится прочерк
8ИНН заявителя
12-15Заполняется, если пособие перечисляется иностранцу или лицу без гражданства
16Указывается форма больничного, который может быть бумажным или электронным документом
17Номер листка нетрудоспособности
19Приводится код причины оформления больничного, причем ставится как основной двухзначный код, так и дополнительный, состоящий из 3-х знаков
22Дата начала и окончания периода больничного
37-38Расчетный период, используемый для расчета пособия, причем работник может выбрать другие сроки, для чего в скобках приводится основание и реквизиты заявления
39-40Средний годовой заработок специалиста
41Графа заполняется, если работник представлен внешним совместителем или трудоустроен на неполный рабочий день, поэтому указывается размер ставки
42Указываются реквизиты справки, которая получена совместителем от другого работодателя, причем она должна подтвердить, что гражданин не получил пособие, а также документ содержит сведения о районном коэффициенте
43Приводится выбранный метод получения пособия, для чего нужная сумма перечисляется на банковский счет, отправляется почтовым переводом или иным способом.

Бухгалтер должен ознакомиться с правильным образцом заполнения документа, чтобы не допустить ошибок.

По уходу за ребенком до 1,5 лет

Сотрудницы имеют право ухаживать за новорожденным малышом до того момента, пока ему не исполнится 1,5 лет, получая ежемесячно 40% от среднего заработка. Даже по такому основанию можно получать прямые выплаты из ФСС. Для этого заполняется специальная форма реестра.

Номер графыСодержание
2-4ФИО, причем важно ориентироваться на данные из паспорта
5Статус получателя средств, например, указывается мама или папа, а также оформить выплату может опекун или другой родственник
6Официальный адрес прописки гражданина, причем допускается наличие не только постоянной, но и временной регистрации
7Адрес проживания, если планируется получение пособия по почте или с помощью другого учреждения, а если деньги будут перечисляться на счет, то ставится прочерк
12-15Графы заполняются, если получатель пособия – иностранец или лицо без гражданства
16Данная строка предназначена для людей, причисляющихся к льготникам, которые пострадали от радиационных катастроф или проживают в чернобыльской зоне.
17Вносятся основные реквизиты приказа, изданного работодателем, а также предназначенного для назначения пособия, а также в скобках указывается дата начала и окончания отпуска
19-20Графы заполняются, если один из родителей лишается прав на ребенка или же происходит замена декретного отпуска на отпуск по уходу
21Название пособий, которые предоставляются работнику по месту трудоустройства, а также реквизиты документов, на основании которых назначены выплаты
22Графа заполняется, если человек занимается уходом за двумя или большим количеством детей, которым еще нет 1,5 лет
23-24Указывается расчетный период
25-26Приводится средний годовой заработок
27Вносятся данные, если специалист трудится неполный рабочий день или является совместителем
28Приводятся данные о прерывании отпуска по уходу в связи с разными обстоятельствами, например, при смерти несовершеннолетнего. Дополнительно указывается районный коэффициент, применяемый при расчете пособия. Допускается вносить сведения о разводе родителей.
29Выбирается способ получения пособия, для чего указывается банковский счет, почтовый перевод или иной метод.

Целесообразно заполнять документ на компьютере, чтобы при необходимости внести исправления.

Образец электронной формы реестра:

фото 490_85

Что делать при ошибках

Если в реестре отсутствуют те или иные важные данные, необходимые для назначения или расчета выплаты, то сотрудники ФСС в течение 5 дней направят извещения на электронную почту компании, которая используется для взаимодействия с фондом. В течение 1 рабочего дня необходимо подтвердить получение реестра, после чего дается еще 5 дней для внесения исправлений и отправки нового документа с уточненной информацией.

Если сотрудники ФСС не получат реестр в установленные сроки, то повторно отправляется извещение заказным письмом. Если же не будет отправлен скорректированный реестр, то должностные лица организации привлекаются к ответственности по ст. 15.33 КоАП в форме штрафа, размер которого составляет от 300 до 500 руб.

Работа со шлюзом приема отчетности

Отчеты и другие документы в ФСС могут передаваться разными способами. К ним относится личное посещение организации, отправка бумаг почтой или поручение обращения. Другой метод предполагает сдачу отчетностей в электронном формате.

Подача электронной документации возможна несколькими способами, например, через представителя или электронного оператора, а также можно пользоваться шлюзом. Последний вариант считается простым и доступным для каждой организации.

Для его использования выполняются действия:

  • осуществляется регистрация на сайте ФСС;
  • подается заявление за поручением расширенных прав, позволяющих пользоваться всеми возможностями портала;
  • скачивается нужное ПО, которое бесплатно предлагается на сайте учреждения;
  • устанавливаются сертификаты удостоверяющего центра фонда и компании;
  • подготавливается реестр;
  • для подписания документа применяется ЭЦП;
  • документация отправляется через шлюз.

фото 490_658

При необходимости можно исправить ошибки и повторить процесс отправки. Электронная отчетность сдается до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Полезная информация об электронных больничных в СБИС:


Реестр больничный листов заполняется компаниями только некоторых регионов, где реализуется пилотный проект. Для его правильного формирования важно пользоваться утвержденной формой и правильной информацией. При обнаружении ошибок приходится вносить корректировки и повторно подавать документацию.

С 1 января 2022 года листки нетрудоспособности оформляются только в электронном виде .

Ознакомиться с особенностями выплаты пособий можно ЗДЕСЬ.

Наш телеграмм!

В помощь

Полезно

  • ПВ

Памятка страхователю по заполнению реестра

  • Печать
  • E-mail

Информацию об отправленных в ФСС электронных реестрах можно узнать на сайте docs.fss.ru во вкладке «Сведения о переданных документах». Для этого достаточно знать регистрационный номер организации в ФСС.На данном ресурсе имеется возможность сформировать квитанцию и отследить все этапы обработки документа.

Для своевременного и правильного назначения пособий необходимо обратить внимание на следующее:

1. При выборе способа получения «через кредитную организацию» необходимо указать индивидуальный счет застрахованного лица в банке, который должен состоять из 20 знаков, и правильный БИК банка.

2. При заполнении почтового адреса обязательно необходимо указывать индекс и правильный адрес места жительства застрахованного лица.

3. Обязательно указывать ИНН застрахованного лица.

4. При заполнении формы электронного реестра в строке «средний заработок» указывается общая сумма заработка за расчетный период (2 календарных года); в строках «сумма заработка за год 1», «сумма заработка за год 2» — сумму заработка за каждый год в отдельности. Указывать сумму заработка в расчетном периоде, применяемую для расчета пособия застрахованного, в разбивке по каждому году, не превышающую в соответствующем календарном году предельную величину базы для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, установленную в этом календарном году.

5. При заполнении формы электронного реестра в строке «период оплаты» указывается количество дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет средств Фонда социального страхования.

6. Для работников, занятых у страхователей на условиях неполного рабочего времени, или работников на условиях внешнего совместительства, необходимо указывать размер ставки с учетом ст.60.1, ст.91, ст.93, ст.284 Трудового кодекса РФ.

7. При заполнении формы электронного реестра указывать режим лечения по листку нетрудоспособности (амбулаторный, стационарный).

8. При передаче сведений для расчета и выплаты пособий по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным ребенком необходимо указывать количество календарных дней в календарном году по каждому случаю лечения ребенка в амбулаторно-поликлинических условиях или совместного пребывания с ребенком в стационарных условиях.

9. При заполнении формы электронного реестра в строке «Трудовой договор» указывается дата начала/окончания только для срочного трудового договора.

10. Внимательно заполнять сведения о стаже. В соответствии с п. 66 Приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29.06.2011 № 624н в строке «Страховой стаж» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством Российской Федерации. В строке «в т. ч. не страховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12.02.1993 № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы», с 1 января 2007 года.

11. При заполнении формы электронного реестра для расчета и выплаты пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет страхователями в строке «расчетный период» необходимо указывать количество дней в расчетном периоде, применяемых для расчета пособия застрахованного лица за исключением периодов временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

Следует обратить внимание на то, что количество календарных дней расчетного периода может составлять:

— 730 календарных дней (365+365);

— 731 календарный день (365+366, в случае если один из расчетных годов является високосным);

— 732 календарных дня (366+366, в случае если оба расчетных года в результате замены годов являются високосными).

12. В случае если сведения о постановке на учет в ранние сроки беременности указаны в электронном реестре, направленном для назначения и выплаты пособия по беременности и родам в строке «ранние сроки» с реквизитами соответствующей справки, то направлять отдельно электронный реестр сведений на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности в медицинских учреждениях, не требуется.

13. При заполнении формы электронного реестра для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и единовременного пособия при рождении ребенка необходимо указывать справку с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства) другого родителя о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия.

При заполнении формы электронного реестра необходимо обязательно заполнить строку «справка о неполучении пособия».

14. Не ставить дату преждевременного выхода застрахованного из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, если фактического преждевременного выхода застрахованного лица из отпуска по уходу за ребенком не было.

15. При заполнении формы электронного реестра для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора необходимо заполнять данные об очередности рождения ребенка, особенно если есть замена годов в расчетном периоде, т.к. в соответствии со ст.14 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ замена годов возможна только в случае, если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления страхового случая, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком.

16. Во избежание необоснованных выплат за счет средств Фонда лицам, состоявшим с Вашей организацией в трудовых отношениях на момент представления в филиал сведений для назначения пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, необходимо направить уведомление в 3-дневный срок об обстоятельствах, влекущих прекращение выплат ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Реестр больничных листов: образец заполнения

Вести учет больничных листов – важная и ответственная обязанность. От качества ее исполнения во многом зависит, как сложатся отношения компании с ФСС.

С прицелом на проверку

Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.

Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.

Основное

Лист нетрудоспособности — это своего рода поддержка государства и гарантия материального благополучия граждан. На основе этого документа наниматель оплачивает нетрудоспособность сотрудника даже в случае его отсутствия на рабочем месте.

Больничный лист должен быть оформлен надлежащим образом и рассмотрен в обязательном порядке. Должностное лицо медучреждения, заполняющее данный документ, обязано соблюдать законные основания для его выписки, а специалист на фирме – составлять регулярные отчеты по таким документам, полученным от сотрудников.

Форма и ведение реестра

Поскольку фонд требует составлять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения можно скачать в интернете. Загвоздка в том, что его форма законом не регламентирована. При этом реестр обязательно должен содержать все необходимые данные. Например, сам ФСС предлагает на своем официальном сайте такой вариант:

реестр больничных листов

Помочь разработать свой вариант реестра больничных листов для возмещения ФСС и заполнить его поможет приказ фонда от 15.06.2012 № 223. В нем можно найти форму реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

На верхней части титульного листа должно присутствовать полное название предприятия, форма его собственности. Следующей строкой указывают название документа. После этого следует внести регистрационный номер страхователя. Далее последует таблица со всей информацией, в которой необходимо привести:

  • номер и серию больничного листа;
  • данные сотрудника;
  • причину нетрудоспособности;
  • период болезни;
  • страховой стаж сотрудника;
  • размер пособия: всего и за счет ФСС.

Все имеющиеся больничные листы должны быть внесены в таблицу, иначе инспекторы ФСС будут иметь вопросы к руководству компании или ее отдельным сотрудникам. Учтите, что отсутствие определенного формата в законодательстве не лишает данный документ серьезности. Поэтому следует предельно внимательно относится к его заполнению.

Кто и когда заполняет

Подлинность документа обычно подтверждает главный бухгалтер предприятия. Подпись руководителя желательна, но необязательна.

Ведение реестра с точки зрения законодательства является необязательной процедурой, но она значительно облегчает работу с документацией. Так, реестр:

  • снимает необходимость делать копии существующих больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
  • упрощает проведение камеральной ревизии.

Есть программа для заполнения реестра от ФСС. Она бесплатна, но требует ввода информации в ручном режиме. Можно использовать софт известных разработчиков ПО для бухгалтеров. Тогда реестр будет формироваться автоматически. Но такой вариант не всегда оправдан для малых предприятий: может влететь в копеечку. Кроме того, не исключены сбои.

Как правило, помимо реестра компании ведут и журнал, куда вносят поступившие больничные листы. Практика показывает, что они имеют схожие графы и, зачастую, целесообразно объединить эти два перечня.

Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном варианте. Любой формат ФСС принимает к предоставлению. Но если учитывать современную практику, то удобнее выполнять его в электронном виде.

Передача по «электронке»

Учитывая, что фонд предпочитает электронные версии реестра, отправлять его следует при помощи Интернета. Предприятия, ожидающие возмещения ФСС, могут передать документы лично. Сайт фонда не требует регистрации, но на документе должна присутствовать электронно-цифровая подпись.

Имейте в виду: к 2020 году основная часть документооборота по больничным листам будет автоматизирована. Поэтому уже сегодня рекомендуется активно ее использовать всем лицам.

Механизм электронной передачи

  1. Реестр составляют в специальном бухгалтерском ПО или программе Excel.
  2. Документ необходимо переделать в удобный для ФСС формат; для этого можно использовать его же софт.
  3. После проставления электронной цифровой подписи он шифруется. Шифровку можно выполнить с помощью бесплатной программы или воспользоваться услугами удостоверяющего центра.
  4. Выполняется процесс загрузки файлов на сервер ФСС, после чего предприятие получает квитанцию об успешной сдаче реестра.

Для формирования реестра во избежание ошибок желательно использовать программы известных разработчиков. С их помощью временные затраты будут минимальны.

Для формирования реестра некоторые предприятия предпочитают обращаться к специализированным компаниям. Они предоставляют услуги подготовки любых документов для успешного прохождения проверки ФСС. Но выбирать следует компанию с исключительно положительной репутацией.

Изменения условий компенсации по новому законодательству

Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам. Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.

После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих. По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику. Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.

Подлинность документа о болезни

Работодателю необходимо быть убежденным в том, что предоставленный работником больничный – подлинный. Если сомнений в этом нет и не выявлено никаких нарушений, то больничный лист оплачивают. При необходимости удостовериться в подлинности данного документа, стоит выполнить такие действия:

  1. в учреждение, которое выдало больничный лист, направляют письменное обращение с вопросом, ведет ли там деятельность врач, подписавший документ;
  2. в телефонном режиме можно проконтролировать подлинность уникального номера/серии больничного листа, который должен быть отображен и в реестре.

В общих требованиях к внешнему виду листка значится обязательное наличие водяных знаков, цвет которых включает в себя оттенки голубого и желтого, а также наличие серии и штрих-кода. Графы должны быть заполнены разборчивым печатным почерком. Цвет чернил — черный. Исправления в листе нетрудоспособности недопустимы.

Сроки оплаты

Фонд социального страхования обязан произвести расчеты в течение десяти дней. Компенсация сотруднику будет отображена в ближайшей заработной плате.

Если больничный лист был сдан за несколько дней до зарплаты, то вероятнее всего выплата пройдет в следующем месяце.

Работодатель обязан произвести все необходимые расчеты по сумме компенсации, которая зависит от страхового стажа, заработной платы, длительности недомогания и лимита суммы компенсации.

Читайте также  Концепция планирования выездных налоговых
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector