Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.

В каких организациях используется ведомость

Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Какие материалы вносятся в документ

Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.

В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.

Для чего нужна ведомость

Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.

Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).

Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.

Кто формирует ведомость

В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.

Как составить ведомость

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

Кто должен подписать документ

В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.

Как оформить движение и списание материалов в казенном учреждении

Учет материалов — процесс достаточно трудоемкий. Сложность его заключается в том, что материальные запасы, которые учреждение использует в своей деятельности, могут иметь абсолютно разное назначение, сроки службы и ценность. Соответственно, порядок хранения, учета и списания для различных категорий материалов не может быть единым.

Перечень учетных документов

Перечень документов, которыми казенное учреждение может пользоваться при отражении операций по движению материальных запасов, приведен в пп. 24 и 25 Инструкции № 162н.

Перемещение материальных запасов внутри учреждения, передача их в эксплуатацию оформляется следующими первичными документами:

  • Требование-накладная (ф. 0315006);
  • Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании:

  • Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • Путевого листа (ф. 0340002, ф. 0345001, ф. 0345002, ф. 0345004, ф. 0345005, ф. 0345007) — для списания в расход всех видов топлива;
  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) — для списания мягкого инвентаря и посуды.

Условие, предъявляемое к неунифицированным документам, это обязательное наличие следующих реквизитов:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование учреждения и его идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО и код главы по БК);
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра­жении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Такие правила приведены в пп. 6 и 7 Инструкции № 157н.

Общий порядок документального учета

При разработке общего порядка учета материальных ценностей их следует условно разделить на две категории:

1) материалы, которые после их выдачи в эксплуатацию требуют дальнейшего учета;

2) материалы, наличие которых не нужно контролировать.

Расходование второй группы материалов, как правило, производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Ведомость применяется для оформления выдачи материалов в пользование сотрудникам и одновременно является документом-основанием для их списания с учета в момент выдачи в эксплуатацию. Об этом сказано в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов, приведенных в Приложении № 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Методические указания № 173н). Основанием для выдачи, например, канцтоваров, могут служить заявки от сотрудников, оформленные в письменной форме.

Оформление выдачи в эксплуатацию материальных ценностей, которые требуют дальнейшего учета, производится обычно на основании Требования-накладной (ф. 0315006). В ней указываются наименование материалов и материально ответственное лицо (структурное подразделение), которому передан объект учета.

Дальнейшее списание материальных запасов оформляется актами (ф. 0504230, ф. 0504143). К Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230) прилагаются документы, утвержденные руководителем учреждения, подтверждающие расход материалов. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) применяется для оформления решения комиссии о списании указанных материальных ценностей. Эти акты служат основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения фактического выбытия материалов. Такие правила установлены в Методических указаниях № 173н.

Аналитический учет материалов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения. Материально ответственные лица в свою очередь ведут учет материалов в Книге (ф. 0504042) или Карточке (ф. 0504043) учета материальных ценностей (п. 119 Инструкции № 157н).

Кроме общего порядка движения и списания материалов, в учетной политике следует отразить частный порядок учета для различных групп однородных материалов.

Вопрос организации документооборота по первичному учету материальных запасов имеет большое значение для деятельности учреждения. Рационально выстроенный документооборот позволяет эффективно контролировать наличие ценностей, упрощает работу бухгалтерии и дисциплинирует материально ответственных лиц. Именно поэтому целесообразно как можно подробнее отразить в учетной политике все нюансы, касающиеся учета материалов. Кроме того, учетная политика учреждения, являясь локальным нормативным актом, помогает избежать возможных разногласий с контролирующими органами по поводу организации учета материальных запасов.

Как оформить движение и списание материалов в казенном учреждении

Учет материалов — процесс достаточно трудоемкий. Сложность его заключается в том, что материальные запасы, которые учреждение использует в своей деятельности, могут иметь абсолютно разное назначение, сроки службы и ценность. Соответственно, порядок хранения, учета и списания для различных категорий материалов не может быть единым.

Перечень учетных документов

Перечень документов, которыми казенное учреждение может пользовать­ся при отражении операций по движению материальных запасов, приведен в пп. 24 и 25 Инструкции № 162н.

Перемещение материальных запасов внутри учреждения, передача их в эксплуатацию оформляется следующими первичными документами:

  • Требование-накладная (ф. 0315006);
  • Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
  • Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • Путевого листа (ф. 0340002, ф. 0345001, ф. 0345002, ф. 0345004, ф. 0345005, ф. 0345007) — для списания в расход всех видов топлива;
  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) — для списания мягкого инвентаря и посуды.
  • наименование и дата составления документа;
  • наименование учреждения и его идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО и код главы по БК);
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра­жении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Общий порядок документального учета

При разработке общего порядка учета материальных ценностей их сле­дует условно разделить на две категории:

1) материалы, которые после их выдачи в эксплуатацию требуют даль-
нейшего учета;

2) материалы, наличие которых не нужно контролировать.
Расходование второй группы материалов, как правило, производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учрежде­ния (ф. 0504210). Ведомость применяется для оформления выдачи матери­алов в пользование сотрудникам и одновременно является документом-основанием для их списания с учета в момент выдачи в эксплуатацию. Об этом сказано в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов, приведенных в Приложении № 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Методические указания № 173н). Осно­ванием для выдачи, например, канцтоваров, могут служить заявки от со­трудников, оформленные в письменной форме.

Оформление выдачи в эксплуатацию материальных ценностей, которые требуют дальнейшего учета, производится обычно на основании Требова­ния-накладной (ф. 0315006). В ней указываются наименование материалов и материально ответственное лицо (структурное подразделение), которому передан объект учета.

Дальнейшее списание материальных запасов оформляется актами (ф. 0504230, ф. 0504143). К Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230) прилагаются документы, утвержденные руководителем учре­ждения, подтверждающие расход материалов. Акт о списании мягкого и хо­зяйственного инвентаря (ф. 0504143) применяется для оформления решения комиссии о списании указанных материальных ценностей. Эти акты служат основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения фактическо­го выбытия материалов. Такие правила установлены в Методических указа­ниях № 173н.

Аналитический учет материалов ведется по их группам (видам), наиме­нованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения. Материально ответственные лица в свою очередь ведут учет материалов в Книге (ф. 0504042) или Карточке (ф. 0504043) уче­та материальных ценностей (п. 119 Инструкции № 157н).

Кроме общего порядка движения и списания материалов, в учетной по­литике следует отразить частный порядок учета для различных групп од­нородных материалов.

Вопрос организации документооборота по первичному учету материаль­ных запасов имеет большое значение для деятельности учреждения. Рацио­нально выстроенный документооборот позволяет эффективно контролиро­вать наличие ценностей, упрощает работу бухгалтерии и дисциплинирует материально ответственных лиц. Именно поэтому целесообразно как можно подробнее отразить в учетной политике все нюансы, касающиеся учета мате­риалов. Кроме того, учетная политика учреждения, являясь локальным нор­мативным актом, помогает избежать возможных разногласий с контролиру­ющими органами по поводу организации учета материальных запасов.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды

Частные организации могут сами разрабатывать и утверждать используемые в работе бланки. Они не обязаны пользоваться установленными образцами. В отличие от них, государственные учреждения работают только с официально утвержденными бланками. Никакие другие использовать им, как правило, не разрешается. Поэтому при необходимости оформления документа из этой статьи можно бесплатно скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его. Вид этого бланка утвержден законодательно, а предназначен он для передачи материальных ценностей по хозяйственным, учебным или научным нуждам. По своей функции он напоминает накладную-требование.

Бланк и его заполнение

Официальная ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения выглядит следующим образом:

C:UsersВоваDesktopБУХГУРУапрель 2018187 Ведомость на выдачу материальных ценностей скачать бланк ВЕБvedomost

C:UsersВоваDesktopБУХГУРУапрель 2018187 Ведомость на выдачу материальных ценностей скачать бланк ВЕБvedomost

Весь документ состоит из 2-х страниц, на которых размещена необходимая информация:

1. Сначала указывают данные об организации, а также отдельном подразделении, которому необходимо получить некие материальные ценности. Кроме того, вносят информацию об ответственном лице.

2. Также на первой странице фиксируют бухгалтерские данные, касающиеся соответствующих счетов. Оформляют всю информацию в виде таблицы.

3. Второй лист содержит непосредственно данные о выдаваемых ценностях. Здесь приводят их подробное описание с указанием наименования и прочих характеристик, указывают стоимость. Также оформляют таблицу с подсчетом общего количества и цены.

4. Ведомость утверждает руководитель организации. Она обязательно должна быть им же подписана, без наличия подписи документ не будет иметь действия.

Заполнять ведомость на выдачу материальных ценностей (скачать бланк формы 0504210 можно далее) в любом удобном виде. Допустимо оформление на компьютере или заполнение от руки, если используются уже готовые распечатанные бланки.

После заполнения ведомость передают в бухгалтерию учреждения, где её используют в качестве основания для внесения соответствующих записей в учетные документы предприятия.

С нашего сайта бесплатно скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей на нужды учреждения (по 52н) можно по прямой ссылке здесь.

Альтернативный вариант

В качестве документа для списания ценностей можно использовать не только ведомость, но и соответствующий акт, форма которого тоже утверждена. Отличие между этими документами в том, что ведомость позволяет провести единовременное списание. В то время как при использовании акта необходимо разрешение специальной комиссии.

По способу заполнения бланки также похожи, за исключением того, что в акте еще необходимо упомянуть заключение комиссии.

Читайте также  Авансовый отчет 2022 года: скачать бланки и образцы
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector