Внутренняя опись документов личного дела — образец

Внутренняя опись документов личного дела — образец

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Образец внутренней описи документов личного дела

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

  • трудовой договор;
  • автобиография;
  • приказ о приеме на работу;
  • копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
  • приказы о повышении квалификации;
  • характеристики;
  • документы, связанные с аттестацией;
  • иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата его принятия.
  3. Номер.
  4. Название.
  5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
  6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
  7. Количество документов, содержащихся в деле.
  8. Сведения о количестве листов описи.
  9. Должность и данные о составителе, его подпись.
  10. Дата, когда опись составлялась.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)?

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.

Внутренняя опись документов личного дела - образец

В чем заключается специфика кадровых личных дел?

Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

  • трудовой договор;
  • заявление о приеме на работу
  • личные заявления работника;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • инструкции (по охране труда, должностная);
  • личная карточка сотрудника;
  • копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия паспорта;
  • автобиография;
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

Особенности формы описи внутренних дел

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

  • порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
  • итогового количества документов в описи;
  • общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

О порядке составления описи читайте также в статье «Опись документов в личном деле работника — образец» .

Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника?

Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале.

Внутренняя опись документов личного дела - образец

Итоги

Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

Образец внутренней описи документов дела

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

  • трудовой договор;
  • автобиография;
  • приказ о приеме на работу;
  • копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
  • приказы о повышении квалификации;
  • характеристики;
  • документы, связанные с аттестацией;
  • иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Как правильно формировать личные дела муниципальных служащих

Оформление личных дел муниципальных служащих

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды.

В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно.

Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц.

Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место.

Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте.

У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Документы для личного дела работника и его формирование

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении.
    Это могут быть:
    • резюме;

документы об образовании и квалификации;

    различные квалификационные удостоверения;
    заявление на увольнение;

Интересное: Как пишется акт приема передачи

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело: как оформить правильно

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4×6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Фотография может быть помещена как на саму обложку личного дела, так и в конверт для соблюдения режима сохранности.

Данные положения подкрепляются и Федеральными законами. Так, ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» устанавливает, что «прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа.

Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Сбор и внесение в личное дело сотрудника таможенного органа сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещаются». Федеральный закон от 17.01.

1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» закрепляет в ст. 41.2, что «личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Запрещаются сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности прокурорского работника.

Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми материалами, находящимися в его личном деле, приобщение к личному делу своих объяснений в письменной форме».

Личное дело работника

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата его принятия.
  3. Номер.
  4. Название.
  5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
  6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
  7. Количество документов, содержащихся в деле.
  8. Сведения о количестве листов описи.
  9. Должность и данные о составителе, его подпись.
  10. Дата, когда опись составлялась.

Личное дело муниципального служащего образцы документов — СИЗ, нормы, инструкции

Оформление личных дел муниципальных служащих

Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.

Пример акта передачи дел | образец

Внимание Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Акт приема-передачи дел образец бланк

Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон.

Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России, доб. 453

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Читайте также  «Черный дельфин». Топ-5 воров в законе и авторитетов
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector