Заполнение кассовой книги форма КО-4

Кассовая книга форма КО-4

Кассовая книга форма КО-4 – документ, предназначенный для отражения движения наличных денежных средств через кассу предприятия. Ведение кассовой книги возлагается на ответственного кассира или бухгалтера, записи вносятся при наличии подтверждающих документов (приходные и расходные кассовые документы).

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, количество листов заверено подписями главного бухгалтера и руководителя, а также печатью организации.

Ведение кассовой книги по форме КО-4 – это обязательная процедура для каждой организации, осуществляющей наличные расчеты, правильность заполнения данного бланка регулярно проверяется налоговым органом. Записи в форму КО-4 вносятся ежедневно при каждом поступлении или выдаче наличности.

На заметку! Также предлагаем бланки и образцы документов, которые ежедневно должен заполнять кассир-операционист: журнал КМ-4 — скачать, сведения по форме КМ-7 — скачать.

Образец заполнения

Заполнение обложки кассовой книги КО-4:

Организация: наименование организации, ОКПО, наименование структурного подразделения.

Кассовая книга на: указывается срок действия данного бланка. Как правило, это календарный год.

Заполнение листов книги:

Если кассовая книга заполняется вручную, то, прежде чем, вносить запись на новый лист, он сгибается по линии отреза таким образом, что отрывная часть оборотной стороны оказывается под неотрывной частью лицевой стороны. Между ними кладется копирка, после этого начинают вноситься записи ручкой, при этом на втором листе заполненные данные повторяются.

Чтобы строки не перепутались, необходимо ничего не менять в течение дня, не отрывать, не сдвигать.

Вверху указывается текущая дата и номер листа.

Остаток на начало дня: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня.

№ документа: номер, указанный на кассовом документе, на основании которого получены или выданы денежные средства (номер приходного кассового ордера или расходного кассового ордера).

От кого получено / кому выдано: ФИО лица или наименование организации, а также краткое содержание операции.

Номер счета: номер бухгалтерского счета, корреспондирующего со счетом учета наличных денег сч.50 «Касса», зависит от содержания операции (счета 51, 70, 71, 62, 60, 76 и т.д.).

Приход: указывается сумма наличных денег, поступившая в кассу, в рублях и копейках.

Расход: указывается сумма, выданная из кассы в рублях и копейках.

Таким образом, каждая кассовая операция отражается в бланке кассовой книге КО-4 до строки «перенос». В строке «Перенос» считаются итоговые значения по дебету и кредиту (приход и расход).

После этого лист разгибается и сгибается таким образом, что оборотная сторона неотрывной части оказывается над лицевой стороной отрывной части. Точно также между ними кладется копирка и вносятся записи.

Итого за день: подводятся итоги за рабочий день, считаются обороты по дебету и кредиту (приходу и расходу).

Остаток на конец дня: сумма наличных денежных средств, оказавшаяся в кассе на конец рабочего дня, считается с учетом остатка на начало дня и оборотов по дебету и кредиту за день.

Подписи: лист бланка КО-4 подписывает кассир, ответственный за ведение кассовой книги, указывается количество приходных и расходных кассовых документов, на основании которых вносились записи в бланк КО-4.

После этого копия записей за день отрывается и вместе с кассовыми документами прикладывается к отчету кассира-операциониста форма КМ-6 (скачать бланк и образец КМ-6) и передается в бухгалтерию.

Оригинал записей остается в кассовой книге.

Если в кассовой книге допущена ошибка, то она может быть исправлена путем зачеркивания и указания рядом правильных сведений, исправление должно завериться подписями главного бухгалтера и кассира.

Если форма КО-4 ведется в электронном виде, то в конце рабочего дня распечатываются два экземпляра листа с записями за день, один передается в бухгалтерию, другой подшивается в специальную папку.

Бланк и образец для скачивания

Бланк кассовой книги форма КО-4 – скачать.
Образец форма КО-4 – скачать.

КО-4 Кассовая книга.

Кассовая книга (форма КО-4) — предназначена для учета поступления и выдачи наличных денег. Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Скачать &nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp &nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp Скачать

Заполнение и оформление кассовой книги

Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Кассир после получения Вкладного листа кассовой книги и Отчета кассира должен проверить правильность оформления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными документами под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Для сохранности и удобства пользования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга заводится на определенный период, которым может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный предприятием период. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский»), бумага типа папиросной, штемпельная краска, Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира вместе с приложенными к ним документами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.

Запись кассовых операций начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки остаток на начало дня. Предварительно лист сгибают пополам по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Между частями листа вкладывается копировальная бумага. После заполнения лицевой стороны неотрывной части осуществляют «перенос». При этом отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части, вкладывают копировальную бумагу и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. В итоге отрывная часть листа, являющаяся отчетом, представляет собой копию записи в кассовой книге. Бланк отчета до конца дня не отрывается.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Если операции по кассе производятся на предприятии не каждый день, то отчет обычно составляется один раз в 3-5 дней в зависимости от объема записей. В этом случае вместо даты отчета указывается период регистрации кассовых операций, например «Касса за «02-06″ января 2006 г. Лист ___».

Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга

Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:

поступление наличных денежных средств;
выдача наличности.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления кассовых операций упростили. Так например, обособленные подразделения организаций вправе не вести кассовую книгу, если они сдают наличность в головной филиал.

В поля формы заносятся сведения о расходных и приходных ордерах.

Подробнее о некоторых нюансах ведения кассы на предприятии читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Особенности заполнения формы КО-4

Кассовая книга по форме КО-4 состоит из 2 элементов — основной части и копии. При этом их структура и взаимное расположение зависят от того, как заполняется документ — в бумажном варианте или на компьютере.

В первом случае копия формы КО-4 является отрывной. Ее заполнение осуществляется одновременно с основной частью при использовании копировальной бумаги. При заполнении рассматриваемого документа на компьютере копию формы можно получить посредством повторной распечатки на принтере основной ее части.

Законодательством также предусмотрен вариант ведения кассовой книги в полностью электронном виде — при условии задействования автоматизированных систем.

Скачать унифицированную форму КО-4 вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Для кого использование формы КО-4 обязательно?

Существует ошибочное мнение, что заполнять форму КО-4 российские организации с 1 января 2013 года не обязаны — в связи со вступлением в силу нового закона о бухучете и появлением соответствующих разъяснений в письме Минфина РФ № ПЗ/10-2012, согласно которым организации вправе не задействовать в своей работе унифицированные формы.

Дело в том, что подобные преференции установлены в отношении только тех организаций, которым законодатель в отдельных правовых актах прямо не предписывает использовать унифицированные формы. Подобный источник права в России действует — это указание Банка России № 3210-У, изданное 11.03.2014.

В соответствии с п. 1 указания тем нормам, что содержатся в положениях соответствующего акта, должны безусловно следовать юридические лица. В свою очередь ИП в общем случае вправе не вести кассу, а значит, они не обязаны задействовать унифицированные формы, включая документ КО-4. Вместе с тем практическая необходимость в оформлении приходных и расходных операций на кассе у ИП вполне может возникать (например, при выдаче наличных денежных средств сотрудникам под отчет), и в этом случае в качестве кассовой книги должна задействоваться форма КО-4.

Ознакомьтесь с полезными фактами о кассовых операциях в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Итоги

Форма КО-4 — обязательный кассовый регистр. Отказаться от ее ведения у основной массы хозсубъектов права нет. И вести ее нужно именно по унифицированной форме и никак иначе.

Порядок оформления кассовой книги (форма № КО-4)

Если доставка денежных средств осуществляется через инкассатора, то за предприятием закрепляются 3 инкассаторские сумки с номерами, принадлежащими только данному магазину (2 – для доставки денег по будням и 1- в праздничные и выходные дни). Инкассатор приезжает на предприятие за выручкой в конце рабочего дня в одно и то же время. Старший кассир, прежде чем отдать сумку с деньгами инкассатору, должен потребовать у него:

— удостоверение личности с фотографией;

— доверенность банка на сбор денег;

— пустую инкассаторскую сумку с номером, закрепленным за данным магазином;

— явочную карточку, в которой старший кассир поставит время прибытия и убытия инкассатора и запишет сумму вложенных в сумку денег;

— сделать отметку (оформить расписку) на 3 экземпляре препроводительной ведомости.

К приезду инкассатора сумка с деньгами должна быть готова. Инкассаторскую сумку в магазине готовит старший кассир. Для этого старший кассир за 1 час до приезда инкассатора собирает денежную выручку с операционных касс, с мелкой розницы, с киосков, раскладывают ее покупюрно (по достоинству билетов), пересчитывает, связывает в пачки по 100 штук и помещает внутрь инкассаторской сумки. Затем кассир начинает оформлять препроводительную ведомость.

Она оформляется в 3-х экземплярах через копировальную бумагу.

1 экземпляр называется препроводительная ведомость, 2 – накладная, 3 – копия препроводительной ведомости. 1 и 2 экземпляры отличаются только названиями, а 3 – названием, нижней лицевой частью документа и обратной стороной документа. После того, как документ оформлен, старший кассир вкладывает внутрь сумки с деньгами 1 экземпляр, закрывает ее и опломбирует. 2 экземпляр будет вручен в руки инкассатору вместе с сумкой с деньгами. 3 экземпляр после соответствующей отметки инкассатором остается у старшего кассира и в конце рабочего дня прилагается к отчету кассира. В препроводительной ведомости не допускаются исправления. Если же ошибка допущена. все 3 экземпляра выбрасываются, а взамен выписывается новая.

Данный документ также содержит: наименование предприятия, номер расчетного счета и наименование банка предприятия, покупюрный расклад денежных средств а также сумма цифрами и прописью.

Оформление объявления на взнос наличными

Объявление на взнос наличными – это документ, который применяется организациями любой правовой формы при внесении денежных средств из кассы на расчетный счет в обслуживающий его банк.

Документ состоит из трех частей на одной странице:

— «объявление на взнос наличными» остается в банке. В этой части имеется подпись вносителя, то есть кассира,

— «квитанция» передается при внесении денег вносителю и на предприятии прикладывается к расходному кассовому ордеру, служит оправдательным документом,

— «ордер» прикладывается либо к банковским документам организации, то есть выписке (если сдавали выручку, сверхлимитный остаток на свой расчетный счет), либо забирается банком и никуда не прикладывается (если предприятие платило за услуги банка или чековую книжку).

В документе указываются сумма вносимых наличных денежных средств и реквизиты расчетного счета, на который они должны быть начислены. Если при внесении выявлено несоответствие фактической суммы наличных денег и суммы, указанной в объявлении на взнос наличными, организации предлагается заново составить документ на фактически вносимую сумму.

При этом кассовый работник перечеркивает первоначально оформленное объявление на взнос наличными, указывает на обороте перечеркнутой квитанции фактически принимаемую сумму, проставляет подпись и передает бухгалтерскому работнику банка для оформления нового документа.

Заполнение объявления на взнос наличными производит бухгалтер организации или кассиром организации, оно оформляется от руки или с помощью компьютера, с сохранением реквизитов бланка. В объявлениях штампами могут обозначаться такие реквизиты: владелец счета, название банка, номер счета. При заполнении объявления стоит обратить внимание на то, что в качестве даты взноса наличных указывают фактическую дату представления денег в банк; в соответствующих графах прописью и в виде кода указываются источники поступления денежных средств.

Заполнение формы

Заполнение объявления на взнос наличными

Заполнение квитанции

Заполнение ордера

Объявление на взнос наличными, квитанцию и ордер принимает бухгалтер банка. Он подписывает объявление на взнос наличными и квитанцию, затем передает их, а также ордер в кассу.

После проверки правильности заполнения формы объявления навзнос наличными бухгалтер-операционист банка заполняет графу «счет №. ДЕБЕТ»,в котором он записывает номера счета бухгалтерского учета в кредитных организациях.

Затем бухгалтер банка ставит свою подпись в поле «Бухгалтер».

Порядок оформления кассовой книги (форма № КО-4)

Все поступления и выдачи наличных денег (в том числе при приеме наличных денежных средств с использованием ККТ) организация должна учитывать в кассовой книге.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, контроль за правильностью ведения которой возлагается на главного бухгалтера организации.

Кассовая книга, как и журнал регистрации, заводится на определенный период — это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период. Открывая новую кассовую книгу в начале установленного организацией периода, необходимо ее, как уже было сказано, пронумеровать, прошнуровать и опечатать, заполнить обложку, титульный лист и последнюю страницу. Существует следующий алгоритм оформления кассовой книги и порядок заполнения каждой строки и выполнения отдельных действий с комментариями.

Действие 1. Оформление обложки и титульного листа кассовой книги формы № КО-4 (Таблица 1).

Наименование реквизита	Порядок заполнения	Примечания
Строка «Организация»	Полное наименование организации	Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по 0КПО
Строка «Структурное подразделение»	Наименование структурного подразделения организации	Эта строка заполняется в том случае, если в организации имеются обособленные структурные подразделения со своей кассой
Строка «Кассовая книга»	Период, на который заводится книга	В зависимости от совершаемых с денежными средствами операций это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период

Действие 2. Листы кассовой книги нумеруются, сама книга прошнуровывается и опечатывается. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Действие 3. Заполнение последней страницы кассовой книги. До внесения каких-либо данных непосредственно в саму кассовую книгу необходимо сделать запись на ее последней странице. По строке «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге. Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью или штампом. Примечание. Отметим, что кассовая книга может вестись автоматизированным способом (при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов). При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций). Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства их использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Затем бухгалтер ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (фамилию, инициалы). Заполнение основной части кассовой книги (Таблица 2).