Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила

Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила

Порядок заполнения трудовой книжки — образец 2021

С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

С 2021 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, поступающим на работу впервые. На них ведутся электронные сведения о трудовой деятельности. Ранее «стартовые» сведения о работнике вносил в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна была быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2021 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Трудовая книжка представляет собой официальный документ работника организации, который оформляется работодателем. Туда вносятся данные о занимаемой должности, переводах и других кадровых перемещениях с указанием точных дат.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года начинается постепенный переход на электронные трудовые книжки. Согласно Федеральному закону от 16.12.2019 г. № 439 у руководства любой компании есть обязанность оформлять такие документы в электронном виде. Такой переход будет выполняться на протяжении всего года, поэтому наряду с электронными будут использоваться и старые бумажные в зависимости от того, какой вариант заполнения выберет сотрудник.

Информация, вносимая в базу данных по электронной книжке:

  • полное имя работника (включает имя, отчество и фамилию);
  • место и периоды работы (даты приема, перевода, увольнения);
  • занимаемая должность и квалификация;
  • статьи из Трудового кодекса, на основании которых производятся кадровые перемещения.

Для формирования базы в ПФР по электронным трудовым книжкам работодатель должен ежемесячно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Удобнее его формировать в программе 1С: ЗУП — в этом случае его можно заполнять автоматически и направлять в Пенсионный фонд через 1С: Отчетность.

Чтобы получить сведения из электронной трудовой книжки, сотруднику не нужно будет обращаться в отдел кадров и ждать оформления выписки. Достаточно получить доступ к серверу, на котором хранятся данные. Это можно сделать через последнего работодателя, на сайте Госуслуг, по запросу в Пенсионный Фонд (в том числе в личном кабинете) или в МФЦ. Чтобы предъявить такую выписку третьему лицу, используется распечатка с цифровой подписью. Также можно отправить данные с помощью электронной почты.

Правила заполнения бумажных трудовых в 2020 г.

К основным правилам по заполнению бумажных трудовых книжек относятся следующие:

  • записи производятся ручкой фиолетового, синего или черного цвета;
  • если сведения о работодателе вносятся впервые, можно использовать специальный штамп;
  • нельзя сокращать слова (не относится к аббревиатурам);
  • при написании даты в книжке нужно указать дату и месяц, используя по две цифры, а затем год, используя четыре цифры; для титульного листа месяц должен прописываться в буквенной форме;
  • каждая запись нумеруется последовательно сквозным методом;
  • при использовании всех страниц в книжку в конце вставляется вкладыш;
  • если у нанятого работника еще нет трудовой книжки, работодатель оформляет ее на основании предоставленных работником документов в течение недели после приема на работу (среди личных данных указывается также дата рождения). Если сотрудник будет впервые устраиваться на работу в 2021 году, то для него трудовая книжка будет оформляться только в электронном виде;
  • из диплома или другого документа данные в трудовую книжку должны переноситься без изменений;
  • при приеме на работу сначала нужно вписать название предприятия, а потом делать запись под номером «1».

Если необходимо исправить (изменить) данные в книжке, это также осуществляется по определенным правилам. Персональные или личные данные аккуратно зачеркиваются черточкой, а рядом с ними пишется измененная информация. Для подтверждения внесенных данных нужно на обложке, а именно на обратной ее стороне, указать название документа, из которого взята информация. Эта запись заверяется подписью ответственного лица. Когда сотрудник получает дополнительное образование, данные просто дописываются в соответствующей графе.

Ответственность, если трудовые книжки не ведутся

В Постановлении Правительства РФ от 25.03.2013 г. № 225 в гл. 7 указывается, что ответственность за ведение трудовых книжек (а, значит, и за их отсутствие) лежит на работодателе. При этом дисциплинарную и уголовную ответственность несет конкретное должностное лицо, а материальную — организация работодателя (руководитель, директор или другое ответственное за это лицо).

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ ответственность следующая:

  • при первичном нарушении предупреждение или штраф на должностных лиц 1 000 — 5 000 руб.; на ИП штраф 1 000 — 5 000 руб.; на юридических лиц штраф 30 000 — 50 000 руб.;
  • при повторном нарушении влечет штраф на должностных лиц 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация на 1 — 3 года; на ИП штраф 10 000 — 20 000 руб.; на юридических лиц штраф 50 000 — 70 000 руб.

Если компания нарушит правила ведения трудовых книжек, ее привлекут к административной ответственности. В связи с переходом на электронные трудовые контроль ПФР за соблюдением норм трудового законодательства будет усилен. В целях недопущения ошибок целесообразно отчитываться перед госорганами, формируя отчетность в 1С — в этом случае их количество будет сведено к минимуму.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

  1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
  4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

  1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
  2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
  3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
  4. Подпись работника.
  5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
  6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
  7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Пример заполнения титульного листа ТК

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

  • старая фамилия зачеркивается;
  • новая фамилия указывается рядом;
  • на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
  • тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Запись о смене фамилии

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

  1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
  2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
  3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
  4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
    • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
    • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Образец заполнения Сведений о работе

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

  1. В графе 1 указывается номер записи.
  2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
  3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
  4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

  1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
  2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
  3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

  1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен. » далее куда и кем.
  2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Оформление ТК при переводе

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

  • о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
  • о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
  • о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Электронные трудовые книжки: как перестроить кадровый документооборот в 2020 году

С 2020 года все компании должны будут перестроить свой кадровый документооборот из-за введения так называемых электронных трудовых книжек. Новый формат трудовых книжек с точки зрения внутренних бизнес-процессов компании имеет как важные плюсы, так и ощутимые минусы. Давайте разберёмся, как компании перейти на использование электронных трудовых книжек и что будет за нарушение правил их ведения.

Biz360.ru

В соответствии с изменениями, внесёнными в Трудовой кодекс РФ федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек сотрудников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Сведения будут храниться на сервере, а сотрудник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в её бумажную версию, а именно:

должность (профессия, специальность);

квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую работу;

Сотрудникам периодически необходимы сведения из трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки нужно запросить у работодателя выписку из неё, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить:

у последнего работодателя;

по запросу в ПФР или МФЦ;

в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве сотрудник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешённым. Полагаем, этот вопрос будет решён внесением изменений в нормы либо работодателям придётся представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

I. Оповестить персонал о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до сотрудников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого нужно издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления с локальными нормативными актами. Каждый сотрудник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 года включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки:

Biz360.ru

Biz360.ru

II. Получить от сотрудника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 года сотрудники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном сотрудником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

Biz360.ru

Если работодатель получил от сотрудника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право сотрудника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом также сохраняется право отказаться от неё и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких специалистов не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки:

Biz360.ru

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31 декабря 2020 года могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким сотрудникам относятся:

специалисты, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;

лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении сотрудников, впервые поступивших на работу, начиная с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких специалистов ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

III. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

Книга учёта движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки отпадёт необходимость ведения её учёта. После выдачи бумажной книжки сотруднику на руки в Книгу учёта движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки сотруднику, а также его расписку получении трудовой книжки.

Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в компании есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.

Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.

Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

IV. Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

Для этого утверждён проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок её заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 1 января 2020 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приёма на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 1 января 2021 года направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число сотрудников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Ещё одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем сотруднику по запросу последнего. Кроме того, её нужно будет выдать сотруднику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Читайте также  Открытие филиала, создание представительства
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector